Se trata de copiar un correo electr\u00f3nico desde donde suele estar, el buz\u00f3n del usuario, a un lugar donde pueda permanecer durante mucho tiempo. Por supuesto, este lugar debe permanecer accesible para que el usuario pueda recuperar f\u00e1cil y r\u00e1pidamente cualquier correo electr\u00f3nico archivado. Una vez archivado el correo electr\u00f3nico, se puede eliminar del buz\u00f3n de correo del usuario.<\/p>\n
Este proceso de archivo para correos electr\u00f3nicos que son documentos electr\u00f3nicos es muy similar al proceso de archivo de documentos en papel. Cuando ya no necesito ciertos documentos en papel en mi trabajo diario y me empiezo a quedar sin espacio en mi oficina, archivo estos documentos.<\/p>\n
Existen varios m\u00e9todos de archivo, desde\u00a0lo m\u00e1s sencillo: el documento se coloca en una carpeta almacenada en una estanter\u00eda del servicio Archivo, por ejemplo, \u00ab2007 – Facturas\u00bb. Hasta el proceso de archivo muy espec\u00edfico gestionado por archiveros profesionales.<\/p>\n
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En una empresa (peque\u00f1a, mediana, grande, comercial o del sector p\u00fablico…), los usuarios de correo electr\u00f3nico reciben y env\u00edan correos electr\u00f3nicos diariamente. Inexorablemente, el volumen de los buzones crece.<\/p>\n
Desde un punto de vista t\u00e9cnico, no se puede permitir que el volumen de estos buzones crezca indefinidamente.\u00a0Incluso si fuera t\u00e9cnicamente posible, esto no ser\u00eda razonable, ya que el tama\u00f1o de los servidores de correo tendr\u00eda que ajustarse constantemente. Por otro lado, a medida que los servidores de correo aumentan de tama\u00f1o, tambi\u00e9n aumenta el coste de producci\u00f3n del correo: el mantenimiento, las copias de seguridad y la recuperaci\u00f3n en caso de un incidente importante se encarecen.<\/p>\n
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En algunas compa\u00f1\u00edas que tienen mensajer\u00eda robusta, simplemente aumente el tama\u00f1o de los servidores de correo. As\u00ed, los buzones de los usuarios pueden ser de hasta varias decenas de GB.<\/p>\n
Pero incluso si la capacidad del sistema de mensajer\u00eda es muy alta, despu\u00e9s de unos a\u00f1os, se alcanzan otros l\u00edmites t\u00e9cnicos.Como, por ejemplo, la copia de seguridad diaria, que tardar\u00e1 hasta 24 horas en completarse. O el tiempo que lleva reiniciar y restaurar el sistema de correo electr\u00f3nico en caso de un fallo: restaurar un servidor con varios TB puede llevar varios d\u00edas.
\nPor lo tanto, \u00abaumentar el tama\u00f1o de los servidores de correo\u00bb s\u00f3lo puede ser una respuesta temporal.<\/p>\n
Nota: Hoy en d\u00eda, la mensajer\u00eda en la nube ofrece a los usuarios buzones de 25 GB o incluso 50 GB. Muchos creen que esto es m\u00e1s que suficiente para un usuario y durante mucho tiempo. Dado el n\u00famero cada vez mayor de archivos adjuntos (el correo electr\u00f3nico se utiliza principalmente para enviar y recibir documentos) y especialmente dado el volumen de estos archivos adjuntos (fotos HD, archivos de audio, v\u00eddeos….), se llegar\u00e1 a ese l\u00edmite. Por lo que, el problema reaparecer\u00e1 de nuevo.<\/em><\/p>\n <\/p>\n Para las empresas que no disponen de un sistema de mensajer\u00eda suficientemente robusto y no pueden sobredimensionar su servicio de correo, la soluci\u00f3n habitual es limitar el tama\u00f1o de los buzones de los usuarios: a 50 Mb, 100 Mb, 200 Mb, 1 Gb….\u00a0Cuando se alcance este l\u00edmite, el buz\u00f3n del usuario dejar\u00e1 de funcionar.\u00a0Para poder seguir utilizando su buz\u00f3n de correo, el usuario tendr\u00e1 que vaciarlo.\u00a0Si quiere conservar sus correos electr\u00f3nicos, crear\u00e1 un archivo personal antes de vaciar su buz\u00f3n de correo. Para los usuarios de Microsoft Outlook, estos archivos personales se denominan archivos PST.<\/p>\n Por lo tanto, esta soluci\u00f3n consiste en transferir la tarea de archivo al usuario. Con el tiempo, el usuario podr\u00e1 construir varios archivos personales que tendr\u00e1 que gestionar \u00e9l mismo. Por ejemplo, algunos usuarios dejan estos archivos PST en sus ordenadores. De este modo, si el ordenador del usuario es robado o inutilizado, los datos contenidos en estos archivos PST se pierden de forma permanente.\u00a0Para superar esta dificultad, algunas empresas proporcionan a los usuarios espacio de almacenamiento en los servidores para que puedan almacenar sus archivos PST. Estos servidores son respaldados diariamente, por lo que los datos est\u00e1n bien protegidos con el tiempo. Sin embargo, esta soluci\u00f3n tambi\u00e9n tiene sus limitaciones. Despu\u00e9s de varios a\u00f1os, algunas compa\u00f1\u00edas contin\u00faan haciendo copias de seguridad de docenas de TB de archivos PST diariamente sin que nadie sepa muy bien qui\u00e9n es el propietario de estos archivos PST y qu\u00e9 hay dentro.<\/p>\n Las soluciones de mensajer\u00eda m\u00e1s recientes, como Exchange 2010, 2013 o 2016, ofrecen al usuario, adem\u00e1s de su buz\u00f3n habitual, un buz\u00f3n de archivo. Es en cierto modo una extensi\u00f3n del buz\u00f3n habitual en el que el usuario puede, mediante un simple \u00abdrag and drop\u00bb, mover un correo electr\u00f3nico desde su buz\u00f3n.<\/p>\n Esta soluci\u00f3n es muy sencilla para el usuario, pero puede ser muy costosa para la empresa. De hecho, esto equivale a aumentar el tama\u00f1o de los servidores de correo. Al igual que la soluci\u00f3n anterior, esto tambi\u00e9n significa desplazar la tarea de archivo al usuario. Si volvemos a utilizar la analog\u00eda de archivar documentos en papel, esta soluci\u00f3n consistir\u00eda en ampliar el escritorio del usuario tan pronto como ya no disponga de espacio suficiente para almacenar todos sus documentos en papel.<\/p>\n <\/p>\n Ya hemos respondido a esta pregunta desde un punto de vista t\u00e9cnico: \u00abporque t\u00e9cnicamente no podemos hacer otra cosa\u00bb. Para responder mejor a esta pregunta, tratemos de responder algunas preguntas preliminares:<\/p>\n En estos tiempos en los que la mayor parte del correo operativo se env\u00eda por correo electr\u00f3nico, no es razonable responder \u00abno\u00bb a estas preguntas.<\/p>\n Es una pregunta dif\u00edcil. La ley no dice nada en concreto. Tiene sentido considerar que algunos correos electr\u00f3nicos considerados importantes deben ser conservados durante mucho tiempo y que otros, m\u00e1s insignificantes, podr\u00edan ser destruidos casi inmediatamente.<\/p>\n Pero entonces surge la pregunta de una clasificaci\u00f3n relevante de los correos electr\u00f3nicos: \u00bfc\u00f3mo distinguir los correos electr\u00f3nicos importantes de los que son menos importantes? Hoy en d\u00eda es dif\u00edcil imaginar una clasificaci\u00f3n eficiente y econ\u00f3mica de los correos electr\u00f3nicos. \u00bfC\u00f3mo decidir hoy sobre la relevancia futura de un correo electr\u00f3nico? Por ejemplo, un correo electr\u00f3nico de unas pocas l\u00edneas confirmando una cita puede parecer insignificante hoy en d\u00eda. Unos a\u00f1os m\u00e1s tarde, en el contexto de un proceso judicial, este correo electr\u00f3nico puede tener una importancia crucial.<\/p>\n Hoy en d\u00eda, la pol\u00edtica de archivo m\u00e1s f\u00e1cil de implementar es archivar todo el buz\u00f3n del usuario, excepto los correos electr\u00f3nicos personales (recibidos o enviados) que el usuario ha tenido cuidado de poner en una carpeta \u00abPersonal\u00bb que ser\u00e1 ignorada por el proceso de archivo.<\/p>\n En cuanto al per\u00edodo de retenci\u00f3n, es posible optar por un per\u00edodo largo: por ejemplo, diez a\u00f1os. O a\u00fan m\u00e1s, en algunos oficios como el de las obras p\u00fablicas.<\/p>\n En conclusi\u00f3n, las preguntas anteriores muestran que el archivo de correos electr\u00f3nicos es ante todo una decisi\u00f3n de la Direcci\u00f3n General antes que una cuesti\u00f3n de tecnolog\u00eda de la informaci\u00f3n.\u00a0Por el bien de la empresa, los correos electr\u00f3nicos deben estar archivados durante un per\u00edodo de tiempo lo suficientemente largo como para permitir que cada usuario encuentre informaci\u00f3n en sus correos electr\u00f3nicos archivados o para permitir que un auditor autorizado analice el contenido de uno o m\u00e1s buzones.<\/p>\n Nota<\/em> <\/p>\n Para responder a esta pregunta, hay que mirar la soluci\u00f3n desde diferentes puntos de vista:<\/p>\n Lo que el usuario quiere es:<\/p>\n Podemos imaginarnos la siguiente pol\u00edtica de archivo. Los correos electr\u00f3nicos permanecen en el buz\u00f3n del usuario durante un a\u00f1o completo. Si el usuario busca un correo electr\u00f3nico con menos de un a\u00f1o de antig\u00fcedad, lo encontrar\u00e1 en su buz\u00f3n. Si est\u00e1 buscando un correo electr\u00f3nico que tiene m\u00e1s de un a\u00f1o de antig\u00fcedad, lo encontrar\u00e1 en sus correos electr\u00f3nicos archivados. Es un poco como con los documentos en papel: o bien el documento est\u00e1 en su oficina o bien el documento est\u00e1 en el departamento de archivos.<\/p>\n De este modo, con el archivado centralizado, el usuario est\u00e1 seguro de que su buz\u00f3n nunca ser\u00e1 bloqueado, de que sus datos se archivar\u00e1n de forma regular y sistem\u00e1tica y de que siempre podr\u00e1 encontrar un correo electr\u00f3nico, ya sea en su buz\u00f3n o en sus archivos.<\/p>\n Nota :<\/em> T\u00e9cnicamente, la integraci\u00f3n del acceso a los correos electr\u00f3nicos archivados con el acceso al buz\u00f3n es posible. Pero esto hace que la implementaci\u00f3n y el mantenimiento de la soluci\u00f3n de archivado sean m\u00e1s complejos.\u00a0Cada vez m\u00e1s, los usuarios se est\u00e1n acostumbrando a las interfaces web tanto en su vida profesional como en su vida privada. Por ejemplo, en el mundo Exchange, los j\u00f3venes profesionales acostumbrados a Gmail, Hotmail, FB, ya no entienden muy bien la necesidad de trabajar con el software Outlook cuando una interfaz web como OWA les permite hacer m\u00e1s f\u00e1cil.<\/em><\/p>\n Nuestra recomendaci\u00f3n es, por lo tanto, utilizar una interfaz web para acceder a los correos electr\u00f3nicos archivados. Adem\u00e1s de estar en sinton\u00eda con los tiempos, esta interfaz permite:<\/p>\n Adem\u00e1s, es muy f\u00e1cil integrar la interfaz web para acceder a los correos electr\u00f3nicos archivados con la interfaz web para acceder al BAL (OWA en el caso de Exchange).<\/p>\nLimitar los buzones de correo de los usuarios<\/h3>\n
Utilizar las capacidades de archivado de las nuevas soluciones de correo profesional<\/h3>\n
\u00bfPor qu\u00e9 archivar correos electr\u00f3nicos?<\/h2>\n
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\u00bfCu\u00e1nto tiempo se debe guardar un correo electr\u00f3nico?<\/h3>\n
El archivo de los correos electr\u00f3nicos es, ante todo, una decisi\u00f3n de la Direcci\u00f3n General.<\/h3>\n
\nSi la empresa decide no archivar los buz\u00f3n, los usuarios lo hacen ellos mismos. Esta actividad es, por lo tanto, un coste oculto de la empresa. Supongamos que el usuario dedica media hora semanal a \u00abgestionar y archivar\u00bb correctamente su buz\u00f3n, lo que supone un coste anual de 235,00 \u20ac (= 47 semanas x 0,5 horas\/semana x 10,00 \u20ac\/hora). En una empresa de 1.000 usuarios, suponiendo que la mensajer\u00eda es una herramienta de trabajo diario s\u00f3lo para el 20% de la plantilla, o 200 usuarios, el coste total anual es de 47.000,00 \u20ac (= 200 x 235,00 \u20ac).\u00a0Por lo tanto, incluso si consideramos que el archivado no es una obligaci\u00f3n para la empresa y que, b\u00e1sicamente, es s\u00f3lo un problema del usuario, la implementaci\u00f3n de una soluci\u00f3n de archivado de correo electr\u00f3nico puede ser relevante desde el punto de vista econ\u00f3mico y de la eficiencia del usuario.<\/em><\/p>\n\u00bfCu\u00e1l es la soluci\u00f3n correcta para archivar correos electr\u00f3nicos?<\/h2>\n
Usuario<\/h3>\n
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\nAlgunos insisten en que la experiencia del usuario debe cambiar lo menos posible y quieren que el acceso a los correos electr\u00f3nicos archivados sea el mismo que el acceso al buz\u00f3n. Varias observaciones sobre este tema:<\/em><\/p>\n\n