L’archivage légal

La solution d’archivage Netmail Archive associée à la solution de stockage Netmail Store constitue une vraie solution d’archivage légal permettant de satisfaire les préconisations légales en matière de conservation des emails (LCEN, MiFID 2…).

Avec Netmail Archive / Netmail Store, l’organisation est certaine de conserver intégralement pour la période définie tous les messages émis et reçus. Cette conservation peut être étendue aux calendriers et aux contacts. Avec Netmail Search, l’utilisateur ou le super-utilisateur pourra retrouver facilement et rapidement dans les archives auxquelles il a accès, l’information dont il a besoin.

Qu’entend-on par « archivage légal » ?

L’archivage légal est le processus qui construit des archives utilisables à des fins légales. Ce processus doit garantir que l’information qui est contenue dans le document archivé (le document qui sera confié au magistrat) est conforme à celle qui était contenue dans le document d’origine. On dit que le processus d’archivage légal respecte l’intégrité de l’information.

La construction de l’archive

Dans le processus d’archivage de Netmail Archive, le message électronique (appelé aussi l’email) est transformé en XML. Le format XML est fondamentalement un format ASCII auquel il a été rajouté des balises. C’est un format universel et non propriétaire. Ce qui garantit sa pérennité.
Dans le processus d’archivage de Netmail Archive, les éventuelles pièces jointes aux messages sont conservées dans leur format d’origine.

L’impossibilité de modifier une archive

Pour garantir l’intégrité de l’information, le processus d’archivage de Netmail Archive fait en sorte qu’il soit impossible de modifier une archive.

 

Protection logique

Chaque document archivé est signé logiquement. Cette signature est le résultat d’un algorithme qui utilise différentes techniques de hachage. Ainsi, si quelqu’un parvenait à éditer un message archivé ou une pièce jointe archivée, Netmail Archive interdirait la mise à jour du document.
Cette technique permet aussi d’appliquer le SIS (Single Instance Storage). Si un document a déjà été archivé, un document identique (qui a la même signature) ne pourra pas être archivé une seconde fois.

 

Protection physique

La solution d’archivage Netmail Archive est associée à une solution de stockage, Netmail Store. Cette solution de stockage de type CAS (Content Adressed Storage) utilise une technologie WORM (Write Once Read many). Il est donc physiquement impossible de ré-écrire une archive qui a déjà été stockée.

Impossibilité de « désarchiver » une archive

Certains systèmes d’archivage permettent de prendre un message déjà archivé et de le « ré-activer ». On parle alors de « désarchivage ». L’utilisateur peut ainsi modifier le message désarchivé et le réutiliser. S’il vient à être de nouveau archivé, le message sera archivé dans sa nouvelle version et la version précédente sera perdue. Si donc, une solution d’archivage permet le « désarchivage », elle ne peut plus être considérée comme une solution d’archivage légale.

Netmail Archive ne permet absolument pas le « désarchivage ». Netmail Archive ne contient aucune fonctionnalité pour réactiver un message qui a déjà été archivé.

Toute action sur une archive est enregistrée

Lorsqu’un utilisateur utilise une archive, il peut la visualiser ou bien l’imprimer ou bien la transférer à lui-même ou bien à un ou plusieurs tiers. Chacune de ces actions est enregistrée dans un fichier attaché au message archivé (audit file).

En général, un utilisateur a simplement accès aux archives de sa BAL (Boîte Aux Lettres). Avec Netmail Archive, il est possible de donner à un utilisateur une délégation, temporaire ou définitive pour accéder aux archives d’une autre BAL. Bien entendu, si un utilisateur qui a une délégation accède aux archives d’un autre utilisateur, toutes ses actions sont aussi enregistrées.

Lorsqu’un super-utlisateur analyse une ou plusieurs BAL, il peut visualiser les messages, les imprimer, les annoter, les transférer à lui-même ou bien à un ou plusieurs tiers, les exporter sur un support externe en format PST, PDF ou XML. Chacune de ces actions est enregistrée dans un fichier attaché au message archivé (audit file).

Impossible d’accéder aux archives sans passer par Netmail Archive

Netmail Store est une solution de stockage CAS.

  • Chaque document est identifié par un identifiant unique complètement anonyme
  • Netmail Store n’est pas un système « browsable »

Le seul moyen pour accéder au document archivé est d’utiliser Netmail Archive protégé par un login/password. Ainsi l’accès aux archives Netmail Archive / Netmail Store est complètement sécurisé.

Autres questions liées à l’archivage légal

Un utilisateur peut-il détruire un email ?

Un utilisateur reçoit des messages sur sa BAL professionnelle parce qu’il appartient à une organisation. A-t-il le droit de détruire de lui-même ce message ? La réponse à cette question appartient à l’organisation. Netmail Archive peut être configuré de telle façon qu’aucun message ne soit perdu par l’organisation, même si l’utilisateur détruit ce message. En fait, l’utilisateur peut détruire le message qui est ainsi transféré dans sa corbeille mais la corbeille ne pourra être effectivement vidée qu’après avoir été archivée. Ainsi, le message détruit par l’utilisateur sera archivé comme un élément de sa corbeille.

L’organisation peut-elle archiver tous les messages de l’utilisateur ?

Si l’organisation le souhaite, les messages réputés « personnels » pourraient ne pas être archivés. Pour ce faire, il suffit que soit créé dans chaque BAL, un dossier intitulé PRIVÉ ou bien PERSONNEL, que l’utilisateur y mette les messages émis ou reçus à titre personnel. Les jobs d’archivage peuvent être configurés de telle façon à ne pas archiver ce dossier.
Cette solution semble être une bonne solution pour la gestion des messages « personnels ». Mais le problème se pose si un utilisateur vient à mettre dans son dossier PERSONNEL des messages qui ne sont en rien personnels mais plutôt professionnels.

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