Six étapes pour une migration de messagerie réussie

Migrer le système de messagerie de votre organisation vers Exchange, que ce soit on-premise ou dans le Cloud avec Office 365, est un projet d’envergure qui requiert une planification et une préparation détaillées. Connaître les étapes importantes et avoir un plan précis du projet sont essentiels pour assurer une migration réussie.

Avec Netmail Migrate, MA Software France a migré des milliers d’utilisateurs en toute sécurité et avec succès. De cette expérience, nous avons pu formaliser 6 étapes importantes :

  1. Évaluation, planification et conception du projet de migration
  2. Archivage des données dans votre système existant
  3. Création du compte utilisateur et déploiement du client
  4. Injection de données
  5. Passage vers Exchange/ Office 365
  6. Exécution des tâches post-migration

1. Évaluation, planification et conception du projet de migration

Délimitation du projet

Vous ne pouvez pas commencer votre projet de migration sans avoir une idée claire et réaliste de ce que le projet implique réellement. Vous devez savoir quelles sont les ressources que vous avez déjà, les ressources dont vous aurez besoin et combien de temps il faudra pour achever le projet. Gardez les points ci-dessous à l’esprit :

  • Travail d’équipe : avoir une équipe bien équilibrée apportera beaucoup plus de perspicacité à l’ensemble du projet de migration. Créez une équipe avec des membres provenant de divers milieux d’expertise pour assurer qu’aucune étape ou question ne soit négligée et sélectionnez un gestionnaire de projet qui vous aidera à mener votre équipe tout au long du projet.
  • Découverte : une réunion de l’équipe de projet de migration vous permet de discuter du projet en détail et de décrire quelles ressources sont utiles. Par exemple, l’analyse de votre système et réseau de messagerie existant peut vous aider à établir exactement combien de serveurs, de domaines, de bureaux de poste, d’utilisateurs et de boîtes aux lettres existent, la quantité de données stockées dans les boîtes aux lettres, la quantité de données archivées, la capacité de stockage utilisée ou disponible, ce qui est stocké sur le réseau ou sur ls postes de travail, etc.
  • Infrastructure : en examinant et en comprenant votre infrastructure de messagerie, vous pouvez déterminer quelles sont, le cas échéant, les exigences supplémentaires du système à prévoir pour la migration.

Plan d’ensemble du projet

Une fois que vous avez terminé l’évaluation de votre projet, vous devez planifier votre projet de migration. Lors de l’élaboration de votre plan, vous devez répondre aux questions suivantes :

  • Quels sont vos besoins de votre organisation ? (Reprise après sinistre, conformité, etc.)
  • Quels sont vos besoins de stockage? Quelle quantité de données devez-vous conserver ?
  • Quelle quantité de données voulez-vous injecter dans le nouveau système Microsoft (Exchange ou O365) ?
  • Quelles données avez-vous besoin de migrer (courriels, rendez-vous, carnets d’adresses, etc.) ?
  • Quand voulez-vous migrer les utilisateurs (certaines heures, jours, semaines, mois) ?
  • Pouvez-vous vous permettre des temps d’arrêt? Avez-vous des contraintes légales ?
  • Avez-vous besoin d’examiner les anciennes politiques de rétention de courriels et/ou mettre en place de nouvelles ?
  • Votre organisation pourrait-elle utiliser une solution d’archivage une fois la migration terminée ?

Conception du système Exchange

Vous devez également dessiner votre future infrastructure Exchange, y compris la conception du routage des messages, la conception de l’accès à la messagerie et la conception du stockage des courriels. En utilisant les informations recueillies avec vos évaluations de ressources, vous serez en mesure de planifier votre nouvelle infrastructure et d’acquérir les logiciels appropriés, le matériel et/ou les outils nécessaires.

De là, vous pouvez travailler sur la finalisation de votre plan global de mise en œuvre – comment et quand vous allez mettre en œuvre vos solutions d’archivage et de migration et la nouvelle plate-forme de messagerie. En outre, vous pouvez procéder à la définition de votre méthodologie de migration, y compris la description des procédures, d’autres options et/ou des techniques de dépannage possibles.

Plan de communication

Il est important qu’un plan de communication complet soit créé afin de tenir informés durant la progression du projet tous les utilisateurs concernés par la migration de messagerie, y compris la direction, l’équipe du projet et les utilisateurs. Ce plan de communication doit inclure les informations suivantes pour les utilisateurs :

  • Un aperçu du plan de migration, y compris comment et quand celle-ci sera réalisée
  • Tous les problèmes que l’organisation peut rencontrer pendant le processus de migration
  • Mises à jour au sujet du statut de la migration envoyées par courriel tout au long du processus de migration
  • Toutes les tâches pré-migration et/ou post-migration que les utilisateurs peuvent avoir à réaliser

Conservation des données et charte de messagerie

Un projet de migration est une bonne opportunité pour réviser ou établir une charte de messagerie. Il convient d’impliquer, les départements juridique, des Ressources Humaines ainsi que l’exploitation informatique. Ainsi des questions importantes pourront être abordées, comme par exemple :

  • Pendant combien de temps les emails sont ils conservés par l’organisation ?
  • Quelle politique concernant l’usage personnel de la messagerie professionnelle ?
  • Quid des emails d’une personne qui quitte l’entreprise ?
  • etc.

2. Archivage des données dans votre système existant

Vous devez préparer votre système de messagerie existant pour l’extraction des données et l’archivage. Pour ce faire, veillez à installer sur votre système de messagerie actuel le matériel informatique nécessaire, votre solution d’archivage et tous les autres composants nécessaires.

Netmail Archive peut archiver les données de votre système de messagerie actuel et importer vos archives personnelles. Plus important encore, l’administration basée sur des politiques peut fournir à votre organisation la granularité dont elle a besoin pour s’adapter à n’importe quel utilisateur ou bien à n’importe quel groupe d’utilisateurs.

L’archivage avant la migration élimine le transfert de données inutiles sur le nouveau système Microsoft. Il n’est pas nécessaire pour les messages auxquels on n’accède que rarement (ou jamais) de résider sur le système de messagerie et d’occuper de l’espace de stockage coûteux. L’archivage de vos données vous permet de libérer de l’espace de stockage et de réduire l’engorgement du serveur. Par exemple, si vous avez 1 To de données stockées sur votre système de messagerie existant et l’injectez directement dans le système Microsoft, le serveur peut gonfler jusqu’à 2-3 To en taille car la gestion des doublons (ou gestion du SIS – Single Instance Storage) n’est pas assurée dans le nouveau système (depuis la version 2010) et les données y sont répliquées. En revanche, si vous archivez d’abord les données, vous serez en mesure d’injecter seulement une fraction de celles-ci (0 à 150 Go) dans le système Microsoft. En outre, l’injection d’une petite quantité de données réduit le risque de corruption de l’information pendant le transfert de données.

Archivage opérationnel et archivage légal

Dans le cas où votre activité l’exigerait, il est possible de disposer d’un archivage légal avec Netmail Archive.

Avec Netmail Search, l’outil d’e-discovery intégré à Netmail Archive, les utilisateurs autorisés peuvent rechercher facilement et rapidement dans l’ensemble des boîtes aux lettres, gérer les documents électroniques archivés et produire ainsi, en temps et en heure, toute la documentation nécessaire aux éventuelles actions légales. Cet archivage opérationnel permet à l’organisation de réaliser des économies significatives en cas d’audits internes ou externes.

3. Provisionnement de l’utilisateur et déploiement du client

Provisionnement de l’utilisateur

Avant que les données puissent être migrées vers le système Microsoft, vous devez d’abord provisionner vos utilisateurs dans Active Directory et les configurer pour le courrier électronique pour la nouvelle plate-forme de messagerie. Cela permettra aux utilisateurs d’accéder à leurs courriels existants, rendez-vous futurs, leurs tâches, notes, calendriers et carnets d’adresses personnels une fois que le tout aura été migré vers le nouveau système. Si vous le souhaitez, les administrateurs du système peuvent également migrer les listes de distribution, les droits proxy et plus encore. Si les comptes utilisateurs n’ont pas été créés avant la migration, Netmail Archive permet de provisionner automatiquement les

L’un des principaux avantages de Netmail Archive est son utilité en tant que solution complète d’archivage une fois la migration terminée. Contrairement aux autres solutions de migration, vous payez pour une solution de migration et d’archivage et non pas pour un outil de migration qui sera jeté après la migration.

Le principe de migration sans risque

L’approche unique de migration de Netmail Migrate est basée sur le concept de l’archivage des données. Cet archivage permet d’anticiper le transfert des données avant que la migration des utilisateurs ait lieu. Ainsi, les utilisateurs ne sont pas dérangés. Les solutions classiques de migration transfèrent simplement toutes les données directement sur le nouveau système Microsoft sans les archiver d’abord. Non seulement cette approche cause l’explosion du volume des serveurs de messagerie et augmente les chances de perdre ou corrompre les données, mais augmente considérablement le temps de migration : il faut cinq fois plus de temps pour migrer les données. Les solutions classiques de migration nécessite la coexistence de deux systèmes de messagerie et cela apporte une grande complexité : problèmes de répertoire, le flux de messagerie, routage, et la synchronisation entre les deux systèmes des périodes libres / occupées dans les calendriers. En outre, il est très difficile pour les organisations de rester en conformité et de répondent aux demandes de divulgation de documents électroniques si un problème se posait.

Déploiement du client

Préparez votre système Exchange en installant le matériel et les logiciels nécessaires, un nouveau connecteur Netmail Archive pour Exchange et Outlook WebApp et/ou un complément Outlook sur le système. Validez le système et le développement du serveur et exécutez des tests de capacité et du client. Assurez-vous que votre équipe informatique reçoive une formation adéquate pour le système Microsoft afin qu’ils puissent être en mesure de résoudre les problèmes de dépannage et de futurs problèmes et/ou questions de l’utilisateur. Une fois que le système et ses composants sont en place, validez la procédure d’injection des données et l’accès des clients. Lorsque vous êtes sûr que tous les problèmes qui auraient pu survenir pendant les phases de test ont été résolus, vous pouvez approuver officiellement la configuration de votre système Exchange et la procédure de migration.

Avant d’activer votre système Microsoft, vous aurez besoin de déployer le client Outlook sur les postes de travail des utilisateurs. Pour les grandes entreprises, il peut être plus pratique d’utiliser un outil tel que ZENworks de Novell ou System Center Configuration Manager de Microsoft pour installer automatiquement le client sur tous les postes de travail, plutôt que de le déployer manuellement sur chaque poste de travail.

4. Injection des données

Après que tous les comptes Exchange ont été créés et que le système de messagerie a été activé, les données archivées peuvent être injectées dans le système Microsoft. La quantité de données à injecter dans Exchange dépend de votre stratégie de rétention. Par exemple, si votre organisation exige que l’équivalent de 90 jours de courriels réside dans la nouvelle boîte aux lettres, alors ce sera la quantité de données injectée dans le système. Les courriels de plus de 90 jours resteront dans les archives, mais les utilisateurs seront toujours en mesure d’accéder à leurs items archivés. Assurez-vous de surveiller le processus d’injection, de valider et tester l’accès client pendant que les données d’utilisateur sont migrées vers le nouveau système.

5. Passage vers Exchange / Office 365

Avant de faire le passage final vers la nouvelle solution, vous devez effectuer un archivage final des messages sur votre système de messagerie existant (les deux dernières semaines, par exemple), les injecter les données dans le nouveau système et effectuer une validation finale du nouveau système. Lorsque vous êtes sûr que tous les composants du système d’échange fonctionnent correctement, vous pouvez alors prendre la décision d’activer.

Vous aurez besoin de rediriger les processus internes vers Exchange et acheminez tous les courriels Internet vers Exchange.

Généralement, la collecte de données de votre système de messagerie existant, l’injection de ces données dans Exchange et la décision d’activer le système sont fait pendant le week-end avant le lancement officiel du système Exchange. En faisant cela, le lundi matin, les utilisateurs peuvent commencer à utiliser leur client de messagerie Microsoft sans temps d’arrêt ou interruptions pendant les heures de travail. Essentiellement, choisir la méthodologie Netmail Migrate garantit un accès simple et ininterrompu aux courriels pour les utilisateurs.

6. Exécution des tâches post-migration

Après la migration vers Microsoft, il reste quelques tâches qui doivent être accomplies pour finaliser votre projet de migration. Au cours de la semaine suivant la migration, surveillez votre nouveau système et complétez des procédures de validation pour vous assurer que tout, y compris le flux de messagerie, les rendez-vous et la planification des tâches, etc., fonctionne correctement pour tous les comptes. De plus, assurez-vous que votre organisation reste conforme par la mise en place des tâches d’archivage appropriées.

Formation

Une période d’adaptation et de formation est nécessaire pour toutes les personnes touchées par la migration à une nouvelle plate-forme de messagerie. Assurez-vous que la formation adéquate est fournie pour les administrateurs du système de sorte qu’ils soient à l’aise avec le nouveau système et la solution d’archivage. Vous devez également fournir une formation pour votre personnel des technologies de l’information et le personnel de soutien afin qu’ils puissent répondre efficacement et résoudre les problèmes des utilisateurs. Bien sûr, vous pourrez indiquer à tous les utilisateurs les sites web et/ou des documents, les webinars, les blogs et tout autre matériel de soutien qui les aideront à se familiariser avec leur nouveau client de messagerie.

Nettoyage

Lorsque les boîtes aux lettres du serveur de votre système de messagerie d’origine ont été migrées avec succès, vous pouvez les supprimer et mettre hors service les serveurs d’origine. Vous pouvez également supprimer les anciens fichiers clients de votre système de messagerie d’origine et les paramètres de registre et enlever les anciens clients sur les ordinateurs des utilisateurs.

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