D\u00e9couvrez notre solution<\/a><\/p>\nPour combien de temps un email doit-il \u00eatre conserv\u00e9\u2009?<\/h3>\n
C\u2019est une question difficile. En France, la loi ne dit rien de pr\u00e9cis. Il est de bon sens de consid\u00e9rer que certains emails r\u00e9put\u00e9s importants devraient \u00eatre conserv\u00e9s tr\u00e8s longtemps et que d\u2019autres, plus insignifiants, pourraient \u00eatre d\u00e9truits presque imm\u00e9diatement.<\/p>\n
Mais alors la question se pose d\u2019un tri pertinent des emails\u00a0: comment distinguer les emails importants de ceux qui sont moins importants\u2009? Il est difficile aujourd\u2019hui d\u2019imaginer un tri des emails qui soit efficace et \u00e9conomique. Comment d\u00e9cider aujourd\u2019hui de la pertinence future d\u2019un email\u2009? Par exemple, un email de quelques lignes confirmant un rendez-vous peut sembler aujourd\u2019hui insignifiant. Quelques ann\u00e9es plus tard, dans le cadre d\u2019une proc\u00e9dure judiciaire, cet email pourra rev\u00eatir une importance capitale.<\/p>\n
Aujourd\u2019hui, la politique d\u2019archivage la plus simple \u00e0 mettre en place est d\u2019archiver toute la BAL de l\u2019utilisateur \u00e0 l\u2019exception des emails personnels (re\u00e7us ou envoy\u00e9s) que l\u2019utilisateur aura pris soin de mettre dans un dossier \u00ab\u2009Personnel\u2009\u00bb qui sera ignor\u00e9 par le processus d\u2019archivage.<\/p>\n
Quant \u00e0 la dur\u00e9e de r\u00e9tention, on peut opter pour une dur\u00e9e longue\u00a0: par exemple, dix ans. Voire plus, dans certains m\u00e9tiers comme les travaux publics.<\/p>\n
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L\u2019archivage des emails est d\u2019abord une d\u00e9cision de la Direction G\u00e9n\u00e9rale<\/h3>\n
En conclusion, les questions pr\u00e9c\u00e9dentes montrent que l\u2019archivage des emails est d\u2019abord une d\u00e9cision de la Direction G\u00e9n\u00e9rale avant d\u2019\u00eatre une question de technique informatique. Pour le bien de l\u2019entreprise, il faut que les emails soient archiv\u00e9s pour une dur\u00e9e assez longue afin de permettre \u00e0 chaque utilisateur de retrouver une information dans ses emails archiv\u00e9s ou bien \u00e0 un auditeur autoris\u00e9 d\u2019analyser le contenu d\u2019une ou plusieurs BAL. Ensuite, cette d\u00e9cision doit \u00eatre mise en \u0153uvre par la mise en place d\u2019une solution d\u2019archivage qui satisfasse les contraintes techniques de l\u2019entreprise, les besoins des utilisateurs et bien entendu dans un cadre financier satisfaisant.<\/p>\n
Remarque<\/em>
\nSi l\u2019entreprise d\u00e9cide de ne pas archiver les BAL, alors les utilisateurs le font par eux-m\u00eames. Cette activit\u00e9 est donc un co\u00fbt cach\u00e9 de l\u2019entreprise. Supposons que l\u2019utilisateur passe une demi-heure chaque semaine pour \u00ab\u2009g\u00e9rer et archiver\u2009\u00bb correctement sa BAL, cela repr\u00e9sente un co\u00fbt annuel de 235,00\u00a0\u20ac (= 47 semaines x 0,5 heure\/semaine x 10,00\u00a0\u20ac\/heure). Dans une entreprise de 1\u2009000 utilisateurs, en supposant que la messagerie soit un outil de travail quotidien pour seulement 20\u00a0% des effectifs, soit 200 utilisateurs, le co\u00fbt total annuel s\u2019\u00e9l\u00e8ve \u00e0 47\u2009000,00\u00a0\u20ac (= 200 x 235,00\u00a0\u20ac).<\/em>
\nDonc, m\u00eame si on consid\u00e8re que l\u2019archivage n\u2019est pas une obligation pour l\u2019entreprise et qu\u2019au fond, ce n\u2019est qu\u2019un probl\u00e8me de l\u2019utilisateur, la mise en place d\u2019une solution d\u2019archivage des emails peut \u00eatre pertinente d\u2019un point de vue \u00e9conomique et d\u2019un point de vue efficacit\u00e9 des utilisateurs.<\/em><\/p>\nQuelle est la bonne solution pour archiver les emails\u2009?<\/h2>\n
Pour r\u00e9pondre \u00e0 cette question, il faut regarder la solution de diff\u00e9rents points de vue\u00a0:<\/p>\n
C\u00f4t\u00e9 utilisateur<\/h3>\n
Ce que souhaite l\u2019utilisateur, c\u2019est :<\/p>\n
\n- disposer d\u2019une messagerie qui fonctionne lorsqu\u2019il en a besoin<\/li>\n
- avoir l\u2019assurance que ses donn\u00e9es sont bien s\u00e9curis\u00e9es<\/li>\n
- pouvoir retrouver facilement et rapidement une information qu\u2019il sait \u00eatre dans sa messagerie<\/li>\n
- ne pas perdre de temps dans des activit\u00e9s qui n\u2019ont aucune valeur pour lui.<\/li>\n<\/ul>\n
On peut imaginer la politique d\u2019archivage suivante. Les emails restent dans la BAL de l\u2019utilisateur pendant une ann\u00e9e compl\u00e8te. Si l\u2019utilisateur cherche un email de moins d\u2019un an, il le trouvera dans sa BAL. S\u2019il cherche un email de plus d\u2019un an, il le trouvera dans ses emails archiv\u00e9s. C\u2019est un peu comme avec les documents papier\u00a0: ou bien le document est dans son bureau ou bien le document est au service des Archives.<\/p>\n
Ainsi donc, avec l\u2019archivage centralis\u00e9, l\u2019utilisateur est certain que sa BAL ne sera jamais bloqu\u00e9e, que ses donn\u00e9es sont r\u00e9guli\u00e8rement et syst\u00e9matiquement archiv\u00e9es et qu\u2019il pourra toujours retrouver un email soit dans sa BAL soit dans ses archives.<\/p>\n
Remarque :<\/em>
\nCertains insistent pour que l\u2019exp\u00e9rience utilisateur change le moins possible et souhaitent que l\u2019acc\u00e8s aux emails archiv\u00e9s soit le m\u00eame que pour l\u2019acc\u00e8s \u00e0 la BAL. Plusieurs remarques \u00e0 ce sujet\u00a0:<\/em><\/p>\nTechniquement l\u2019int\u00e9gration de l\u2019acc\u00e8s aux emails archiv\u00e9s avec l\u2019acc\u00e8s \u00e0 la BAL est possible. Mais cela rend plus complexes la mise en place et la maintenance de la solution d\u2019archivage.<\/em><\/p>\nDe plus en plus, les utilisateurs sont habitu\u00e9s aux interfaces web aussi bien dans leur vie professionnelle que dans leur vie priv\u00e9e. Par exemple, dans le monde Exchange, les jeunes professionnels habitu\u00e9s \u00e0 Gmail, \u00e0 Hotmail, \u00e0 FB, ne comprennent plus tr\u00e8s bien la n\u00e9cessit\u00e9 de travailler avec le logiciel Outlook lorsqu\u2019une interface web comme OWA leur permet de faire plus et plus facilement.<\/em><\/p>\nNotre recommandation est donc d\u2019utiliser une interface web pour acc\u00e9der aux emails archiv\u00e9s. En plus d\u2019\u00eatre dans l\u2019air du temps, cette interface permet\u00a0:<\/p>\n
\n- d\u2019avoir acc\u00e8s \u00e0 ses emails archiv\u00e9s \u00e0 partir d\u2019un simple navigateur internet<\/li>\n
- d\u2019avoir acc\u00e8s \u00e0 ses emails archiv\u00e9s sans avoir besoin de se connecter \u00e0 sa messagerie<\/li>\n
- d\u2019avoir acc\u00e8s aux archives d\u2019une autre personne comme, par exemple, la personne qu\u2019on a remplac\u00e9<\/li>\n
- \u00ab\u2009last but not least\u2009\u00bb de faire l\u2019\u00e9conomie du logiciel Outlook \u00e0 installer sur les ordinateurs des\u00a0utilisateurs et de sa maintenance<\/li>\n<\/ul>\n
De plus, il est tr\u00e8s facile d\u2019int\u00e9grer l\u2019interface web d\u2019acc\u00e8s aux emails archiv\u00e9s \u00e0 l\u2019interface web d\u2019acc\u00e8s \u00e0 la BAL (OWA dans le cas d\u2019Exchange).<\/p>\n
C\u00f4t\u00e9 Direction Informatique<\/h3>\n
L\u2019archivage centralis\u00e9 permet \u00e0 la Direction Informatique de\u00a0:<\/p>\n