Netmail Archive

Solución de archivado de correo configurada en base a reglas predefinidas por la empresa. El administrador define las reglas por grupos de usuarios. Las cuentas se archivan de manera regular y sistemática. 

Las reglas de archivado de correo permiten definir:

  • Qué se archiva: mensajes, calendarios, agendas, notas, etc.
  • Qué no se archiva. Se puede dar el caso por ejemplo de que una empresa no desee archivar los contenidos personales de los usuarios. Para ello, basta con que el usuario clasifique estos mensajes en una carpeta específica para ello y que se especifique en la regla de archivado que no se tenga en consideración esa carpeta. Por otra parte, el archivado también puede “ignorar” todos los mensajes que contengan la mención “PERSONAL” en el asunto del correo.
  • El período de conservación de los archivos.
  • El almacenamiento físico que contendrá los archivos.
  • El lugar lógico (repository) que contendrá los archivos.

Una vez se defina la regla de archivado, un agente permite ejecutar esta regla. El cliente puede elegir:

  • A quién aplicar la regla: persona, grupo o la totalidad de usuarios.
  • La frecuencia de archivado: diario, semanal, mensual, ocasional.
  • Los procedimientos de archivado contienen un conjunto de herramientas que permiten saber lo que ha sido archivado y lo que no.

Teniendo en cuenta el volumen de mensajes diarios, las reglas de archivado, una vez establecidas, se aplicarán de manera regular y sistemática. Los administradores solo tendrán que verificar los informes de ejecución para constatar el correcto funcionamiento del sistema de archivado, y corregir de manera eventual errores identificados. En lo que concierne a la destrucción de mensajes tras el período de retención, el administrador será informado de que algunos mensajes han alcanzado la fecha indicada. Podrá entonces utilizar una agente para eliminar los mensajes o bien desplazarlos a un nuevo lugar de almacenamiento por un nuevo período de tiempo.

Acceso a los archivos para el usuario

Para consultar sus archivos, el usuario debe utilizar el módulo Netmail Search, incluido con Netmail Archive.

Gestión de duplicados

El procedimiento de archivado permite identificar los adjuntos idénticos y gestionarlos a través de un único ejemplar.

Otros aspectos técnicos de Netmail Archive

Escalabilidad del archivado

Desde un punto de vista técnico, la solución de archivado se organiza en torno a 3 grupos o clusters:

  1. Cluster de archivado
  2. Cluster de indexación
  3. Cluster de almacenamiento

Un nodo de archivado puede gestionar hasta 2 000 usuarios. Un nodo de indexación puede gestionar hasta 80 millones de documentos En lo que concierne a estos 3 grupos, Netmail Archive permite añadir nodos suplementarios de manera gradual en función de las necesidades.

Reversibilida garantizada

Los datos archivados se tratan en un formato no propietario (XML). Estos datos pueden ser reutilizados; por ejemplo, esto permite migrar de manera rápida y protegida hacia otro sistema de correo. De este modo, el uso de Netmail Archive/Netmail Store no solo protege los datos de los mensajes, sino el futuro del sistema de correo. El control sobre los datos es total, y estos pueden ser reinyectados de manera parcial o total, en un nuevo sistema de email.

Archivado legal con Netmail Archive, el plus “e-discovery” (opcional)

Netmail ofrece a sus clientes un sistema de archivado legal de correo. Para que este quede asegurado, es necesario utilizar Netmail Archive junto con su módulo adicional e-discovery y Netmail Store.

Protección de los datos archivados

Para el usuario de Netmail Archive/Store, la única manera de acceder a un mensaje archivado es a través de Netmail Archive.Todas las acciones llevadas a cbo sobre los archivos quedan registradas. Además, cuando un documento (mensaje o adjunto) se almacena en NEtmail Store, lo hace con una identificación codificada, anónima y en una estructura que no dispone de ninguna herramienta de browsing. Por lo tanto, resultará imposible buscar directamente en los espacios de almacenamiento. Por último, toda acción sobre un archivo (acceso, lectura, impresión, traslado…) será registrada. La información contenida en ese fichero será accesible para usuarios con acceso superior.

Archivado legal con fuerza probatoria

Cuando se archiva un mensaje, éste se transforma (incluyendo los metadatos) en XML, mientras que sus adjuntos se conservan en el formato original. Este nuevo mensaje en XML se le añade una capa de seguridad y se le asocia un código lógico que impide cualquier tipo de modificación. Por otra parte, Netmail Store utiliza una tecnología WORM (Write Once Read Many) que impide la reescritura física de un archivo. Gracias a esta protección lógica y física se hace imposible cualquier tipo de modificación sobre el mensaje archivado (metadatos, cuerpo del mensaje y adjuntos). El proceso de archivado garantiza la integridad de la información contenida en el mensaje original.

Protección de los archivos

Netmail Store, la herramienta de almacenamiento de mensajes archivados, permite la gestión automática de una a dos copias de seguridad. Del mimo modo, permite la gestión a distancia de una réplica por medio del uso de un router, lo que permite satsfacer las exigencias de un DRP (Disaster Recovery Plan). La tecnología de software utilizada por Netmail Store es independiente del material utilizado.

Acceso a los archivos para auditoría

Para efectuar búsquedas en los mensajes archivados de la empresa, el auditor de cualquier departamento jurídico deberá utilizar Netmail Search

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Información adicional

Solicítanos la ficha completa y la guía de usuario.

 

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