Vous êtes-vous déjà posé la question : “Pourquoi mes clients ne reçoivent pas un devis?”, “ Pourquoi mes clients ne reçoivent pas mes e-mails ?”, ou encore, “Pourquoi mon adresse IP ou le domaine de mon entreprise fait partie d’une liste noire ?” dans ce cas, vous faites surement des maladresses d’utilisation de votre service professionnel de messagerie.

Dans ce post, on expliquera les différents types de messagerie professionnelle et comment éviter le phénomène de blacklistages.

ne reçoivent pas mes e-mails
Définition de liste noire et erreurs d'usage de la messagerie professionnelle

Qu’est-ce qu’une liste noire?

Une blacklist ou  liste noire répertorie les IPs ou noms de domaine considérés comme potentiellement dangereux ou émetteurs de spam. Ces listes sont gérées par des groupes internationaux de “spam fighter”. Elles sont utilisées pour protéger nos adresses email des attaquent de cybercriminels.
Une fois inscrit dans une de ces listes, l’adresse IP ou le domaine de l’entreprise seront automatiquement rejetés par l’antispam du destinataire qui se synchronise en temps réel avec celle-ci. Les mail seront ainsi systématiquement rejetés tant que la blacklist le considèrera comme dangereux.

Les systèmes de sécurité des services de messagerie fonctionnent avec un barème de notation. En fonction de divers critères le message est noté et s’il dépasse un seuil déterminé, il sera considéré comme malveillant et sera bloqué (spam).

blacklist

Si l’on travaille avec un système de messagerie Cloud en entreprise, il est important de s’assurer que le fournisseur applique une politique de sécurité assez restrictive. Si un usager de la plateforme se fait blacklister, cela peut impacter la délivrance des emails de toute l’entreprise..

Ces restrictions doivent par conséquent être appliquées à nos propres envois en utilisant un relais de messagerie doté d’un système de filtrage du courrier sortant performant. De cette façon, on évitera d’impacter la réputation du domaine de l’entreprise ou des ses adresses IP.

Mauvais usage du service de messagerie

Quand on parle d’email professionnel, il y a souvent une méconnaissance des services existants sur le marché. C’est l’une des principales source de problèmes dans les échanges électroniques des entreprises !

  • Les factures, confirmations d’achat, fiches de paie qui n’arrivent pas à destination
  • les listes noires.
  • l’usurpation d’identité.
  • le vol d’informations confidentielles.

En ce qui concerne les listes noires, la première chose à est de bien comprendre les différents outils d’envoi et réception d’email.

Messagerie professionnelle

C’est le service utilisé par les employés pour communiquer en interne, écrire aux coreespondant comme on le faisait par courrier ou téléphone par le passé.
Ce service est conçu pour une correspondance unique vers une personne unique et éventuellement une ou deux personnes en copie quand cela s’avère necessaire. Le trafic professionnel garantit un niveau de protection nécessaire à son bon fonctionnement.

messagerie cloud

Pour résumer, ce service ne doit jamais être utilisé pour des envois volumineux, même s’il peuvent paraitre légitimes (facturation, newsletters, invitations à des évènements…).
Pour ce type d’envois, il faudra utiliser une solution spécifque pour faire des envois volumineux qui evitera le blocage des IPs ou du noms de domaine.

Email transactionnel

L’email transactionnel correspond aux envois automatisés suite à une commande sur un site ou encore l’envoi de factures depuis un ERP, génération d’ordre de transport,…..

On peut trouver dans ce groupe :

• Les confirmations de d’achat d’un produit.
• Réservation de service (voyages, hôtels, locations de voitures, etc.)
• Facturation.
• Informations sur l’état d’une commande.

Le problème apparaît lorsque les entreprises utilisent le serveur de messagerie professionnelle pour faire ces envois.
Les filtres antispam, en détectant des envois massifs automatisés depuis une plateforme de messagerie professionnelle, vont considérer que l’on est en train de faire des envois malveillants. Dans la plupart des cas, les serveurs vont bloquer l’arrivée du message ou simplement rejeter l’email.
La manière d’envoyer ces messages, fréquence mais aussi la structure du mail est une des raisons principales pour laquelle on peut se faire bloquer ou inscrire dans une liste noire.

Alinto Gateway : relais de messagerie SMTP

Notre offre autorise différents volumes quotidiens ou mensuels qui répondent à 90 % des besoins des entreprises.

Nos équipes techniques étudient au cas par cas votre projet. Selon vos contraintes : volume de routage, temps de livraison, délivrabilité attendue et fréquence des envois.

 

Email marketing

Il s’agit ici des messages envoyés en masse pour accroître sa notoriété ou vendre ses services. On peut inclure dans ce groupe les campagnes d’emailing à des prospects et les newsletters.
L’email marketing a pour but de persuader le destinataire de souscrire à un service ou faire connaitre une promotion dont la durée est limitée. Ce type d’envoi massif, souvent considéré comme agressif par les destinataires se retrouve souvent bloqué.

Pour cette raison, il est essentiel que les entreprises utilisent un outil spécifique appelé plateforme d’emailing ou de routage.
Cela leur permettra d’effectuer des envois volumineux sans affecter le système de messagerie de leur entreprise.
Il existe de nombreuses solutions d’e-mail marketing sur le marché qui permettent non seulement de garantir les envois, mais aussi d’utiliser des statistiques pour évaluer le succès des campagnes.
L’outil d’emailing doit inclure un lien de désinscription.