Netmail Archive,
archivage de messagerie

Netmail Archive est une solution d’archivage de messagerie basée sur des règles de gestion définies par l’organisation. L’administrateur définit des règles d’archivage pour un groupe d’utilisateurs. Les BAL des utilisateurs sont régulièrement et systématiquement archivées. 

Archivage de messagerie Netmail

Ces règles d’archivage de messagerie permettent de définir :

  • ce qui sera archivé : messages, agendas, carnets d’adresses, notes
  • ce qui ne sera pas archivé. On peut imaginer par exemple que l’organisation ne souhaite pas archiver ce qui est personnel à l’utilisateur. Pour ce faire, il suffit que l’utilisateur mette ses échanges personnels dans un dossier défini à cet effet et préciser dans les règles d’archivage que ce dossier ne sera pas archivé. La procédure d’archivage peut aussi « ignorer » tous les messages qui contiennent la mention « PERSONNEL » dans leur objet.
  • La durée de conservation des archives
  • Le stockage physique qui contiendra les archives
  • L’ endroit logique (repository) qui contiendra les archives

Une fois la règle d’archivage définie, un agent permet d’exécuter cette règle. Le Client peut choisir :

  • à qui appliquer cette règle : une personne, un groupe, ou la totalité des utilisateurs
  • la fréquence de l’archivage : quotidien, hebdomadaire, mensuel, occasionnel
  • Les procédures d’archivage contiennent un ensemble d’outils permettant de savoir ce qui a été archivé et ce qui ne l’a pas été.

Compte tenu des volumes d’emails quotidiens, une fois définies, les règles d’archivage sont exécutées de manière régulière et systématique. Les administrateurs n’ont simplement qu’à vérifier les comptes rendus d’exécution pour constater la bonne issue de l’archivage et, éventuellement, corriger les erreurs identifiées.

Concernant la destruction des emails à la fin de la période de rétention, l’administrateur est averti que certains emails ont atteint la limite d’âge. À sa discrétion, il pourra utiliser un agent qui détruira lesdits messages ou bien un autre agent qui déplacera ces messages dans un autre lieu de stockage pour une autre période donnée.

Accès aux archives pour l’utilisateur

Pour consulter ses archives, un utilisateur doit utiliser Netmail Search qui est inclus avec Netmail Archive.

Gestion des doublons

La procédure d’archivage permet d’identifier les pièces jointes identiques et de les gérer en un seul exemplaire.

Autres aspects techniques de l’archivage de messagerie

A

Scalabilité de la solution d’archivage

D’un point de vue technique, la solution d’archivage s’organise autour de 3 clusters :

  1. cluster d’archivage
  2. cluster d’indexation
  3. cluster de stockage

Un nœud d’archivage peut gérer jusqu’à 2 000 utilisateurs.

Un nœud d’indexation peut gérer jusqu’à 80 millions de documents.

Concernant l’archivage de messagerie, l’indexation et le stockage, Netmail Archive permet l’ajout au fil de l’eau et selon les besoins d’un nœud supplémentaire d’archivage, d’indexation ou bien de stockage.

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Réversibilité assurée

Les données archivées sont gérées dans un format non propriétaire (XML). Les données peuvent être réutilisées. Par exemple, cette capacité de réutilisation permet de migrer de manière rapide et sécurisée vers une autre messagerie.

Ainsi, l’utilisation de Netmail Archive/Netmail Store sécurise non seulement les données de la messagerie, mais aussi le futur de la messagerie. Les données sont complètement maîtrisées et peuvent être réinjectées, totalement ou partiellement, dans un nouveau système de messagerie.

L’archivage légal avec Netmail Archive, l’add-on « e-discovery » (optionnel)

Netmail est en mesure de fournir un archivage de la messagerie à valeur légale à ses clients. Pour que cet archivage légal soit garantit par Netmail, il faut utiliser Netmail Archive, son add-on d’e-discovery et Netmail Store.

Protection des données archivées

Pour l’utilisateur de Netmail Archive/Netmail Store, l’unique moyen d’accéder à un message archivé est de passer par Netmail Archive et d’utiliser une des trois voies expliquées au paragraphe ci-dessus décrivant l’accessibilité. Toutes les actions sur les archives, de la part d’un utilisateur ou de la part d’un super utilisateur, sont enregistrées par Netmail Archive.

De plus, lorsqu’un document (message ou pièce jointe) est stocké dans Netmail Store, il est stocké avec un identifiant codé complètement anonyme et dans une structure ne disposant d’aucun outil de browsing. Il est donc impossible à un administrateur informatique de regarder directement dans les espaces de stockage.

De plus, toute action sur une archive (accès, lecture, impression, transfert…) est enregistrée. Les informations contenues dans ce fichier sont accessibles par un super utilisateur.

Archivage légal à valeur probante

Lorsqu’un message est archivé, le message complet incluant ses métadonnées est transformé en XML et ses pièces jointes sont conservées dans leur format d’origine. Le nouveau message en format XML est sécurisé logiquement. À ce message est associée une clé logique qui empêche celui qui pourrait l’éditer, de le modifier.

D’autre part, Netmail Store utilise une technologie WORM (Write Once Read Many) qui empêche la réécriture physique d’un fichier.

Grâce à ces protections logique et physique, il est donc impossible de modifier un message archivé (métadonnées, corps du message et pièces jointes). Le processus d’archivage garantit l’intégrité de l’information contenue dans le document. Cette archive peut être utilisée à des fins légales, car le processus d’archivage du message garantit l’intégrité de l’information contenue dans le message d’origine.

Sécurisation des archives

Netmail Store, l’outil de stockage des messages archivés, permet la gestion automatique d’une ou deux copies de sécurité. Netmail Store permet aussi la gestion d’un replica à distance par l’utilisation d’un router. Ce qui permet de satisfaire aux exigences d’un PRA (Plan de Reprise d’Activité).

La technologie software utilisée par Netmail Store est indépendante du matériel utilisé.

Accès aux archives pour l’auditeur

Pour effectuer des recherches sur les emails archivés de son entreprise, l’auditeur d’un département juridique doit utiliser Netmail Search.

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