Les entreprises, notamment celles organisées en réseau, ont parfois besoin d’une gestion particulière de leur messagerie professionnelle. En effet, leurs collaborateurs n’ont pas toujours les mêmes besoins en termes de fonctionnalités. Et côté budget, rien ne justifie l’acquisition de licences de suites collaboratives complètes pour le seul usage de la messagerie.
Certaines organisations optent donc pour plusieurs fournisseurs de messageries différents, mais peinent parfois à maintenir et à administrer cet environnement hybride. Zoom sur les enjeux, les solutions disponibles pour mieux gérer les différentes messageries professionnelles et les bénéfices attendus.
Comment optimiser les coûts d’une messagerie électronique avec un fonctionnement hybride ?
Le mail est indispensable au quotidien des collaborateurs en entreprise. Mais ils n’en ont pas tous le même usage. Certains ont besoin de fonctionnalités bureautiques et collaboratives poussées autour de la messagerie (agenda, gestion des contacts, partage de documents, fichiers, visioconférences, chat…), d’autres n’ont besoin que d’envoyer et recevoir des emails. C’est souvent le cas dans l’industrie, les collectivités, ou encore dans les entreprises organisées en franchise ou réseau territorial (avec plusieurs entités, agences, filiales, bureaux…).
Certaines font le choix d’équiper l’ensemble de leurs collaborateurs avec le même fournisseur de messagerie, au risque de sous-utiliser les outils mis en place. D’autres optent pour deux services distincts. Dans ce cas, plusieurs problématiques se posent :
- Gestion complexe des plateformes de messagerie hétérogènes (plusieurs back offices, manque de communication entre elles)
- Manque de support centralisé, car plusieurs fournisseurs
- Ergonomie différente pour les utilisateurs passant d’un poste à l’autre
- Utilisation de noms de domaine différents au sein de l’organisation
Messageries professionnelles hybrides : différents serveur de mail, un seul domaine
La gestion et le support des emails sont une des principales préoccupations des services IT. En multipliant les fournisseurs, le processus se complexifie. Heureusement, des solutions existent. Parmi elles, on retrouve l’hybridation des messageries professionnelles proposée par Alinto : les équipes IT peuvent déployer en parallèle une “messagerie collaborative” telle qu’Office 365 ou un serveur Exchange interne (pour des raisons de sécurité), et une messagerie plus simple comme le webmail Alinto en gardant le même nom de domaine. Le tout demeure donc transparent pour les collaborateurs et les clients.
Pour cela, Alinto installe Cleanmail, un relais externe qui permet de faire transiter les emails des deux plateformes. Ainsi, les collaborateurs ayant besoin d’une messagerie et d’applications collaboratives se tournent vers Office 365 (ou autre messagerie équivalente) ou le serveur interne, tandis que ceux qui n’ont besoin que de la messagerie disposent du webmail Alinto, la sécurité est assurée globalement sur le trafic entrant et sortant par Cleanmail.
Cette méthodologie est totalement intégrée dans les processus métier d’Alinto. Les équipes du fournisseur offrent un accompagnement et un support de proximité à leurs clients, qui bénéficient de fonctionnalités mail adaptées au profil des utilisateurs, avec une substantielle réduction des coûts globaux à la clé.
Accompagnement, support : un interlocuteur unique
En choisissant de déployer une messagerie hybride avec Alinto, les entreprises bénéficient d’un accompagnement de la part d’experts de l’email tout au long du projet, d’un support et d’une maintenance efficace. Leurs équipes IT disposent certes de deux back offices différents (un pour chaque messagerie). Cependant, un pont est mis en place entre les deux plateformes pour le relais, l’envoi et la réception des emails. Sur le plan opérationnel, la DSI couvre un premier niveau de support, en s’appuyant sur Alinto pour assurer le fonctionnement de toutes les messageries. C’est un véritable confort pour les entreprises, qui n’ont pas à jongler entre différents fournisseurs et permet une meilleure réactivité, pour ne pas altérer l’activité.
Plus largement, Alinto propose des services additionnels tels que l’antispam, le relais SMTP, ou encore l’archivage des emails. Ainsi, vous avez accès à une couverture complète pour la gestion et la sécurisation de vos emails professionnels et d’un accompagnement dans tous vos projets. Pour en savoir plus sur l’hybridation d’un domaine de messagerie et les économies possibles, contactez-nous !
