Die E-Mail ist ein zentrales Werkzeug für Unternehmen. Ein Ausfall hätte erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Geschäftstätigkeit! Und ohne einen Geschäftskontinuitätsplan (Business-Continuity-Plan, BCP) wäre dies ein beträchtlicher Nachteil.
Im Jahr 2018 verwendeten 56 % der Unternehmen die Office 365 Suite (heute Microsoft 365). Um E-Mails zu empfangen, müssen diese Unternehmen den Exchange-Server verwenden. Dadurch erhalten sie Zugriff auf E-Mails, Kalender und Dokumente, die auf den Servern gespeichert sind. Aus Gründen der Einfachheit entscheiden sich viele Organisationen dafür, die End-to-End-Dienste des Anbieters in Anspruch zu nehmen. Oftmals auf Kosten der Sicherheit. Genau damit werden wir uns in diesem Artikel auseinandersetzen.
Welche E-Mail-Funktionen bietet Office 365?
Outlook ist der führende Dienst für geschäftliche E-Mails, und das aus gutem Grund, da er zahlreiche wichtige Funktionen bietet:
- Zugriff auf zusätzliche Dienste wie Kalender, Aufgabenverwaltung und Notizen
- Personalisierte Signaturerstellung
- Möglichkeit, mehrere Postfächer gleichzeitig zu überprüfen
- Erleichterung der kollaborativen Arbeit
- Direktes Versenden von E-Mails aus Word heraus
- Nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Office-Anwendungen
- Verbesserung der E-Mail-Sicherheit
- Mobiler Zugriff auf die E-Mail-Funktionen
- Strukturierung von Ordnern und Dateien
Dennoch bestehen nach wie vor Schwachstellen, insbesondere hinsichtlich der Sicherheit eingehender und ausgehender E-Mails. Die Sicherheitslösungen von Microsoft sind kostenpflichtig, und viele Unternehmen entscheiden sich gegen diese Option. Daher sind zahlreiche E-Mail-Dienste nur unzureichend oder gar nicht geschützt und somit anfällig für Hacker oder zumindest verwundbar. Die Gefahr hat mit der raschen und umfassenden Einführung von Remote-Arbeit zugenommen: Ohne klare Strukturen und Sicherheitssoftware (Antispam, Anti-Phishing) für E-Mails ist die gesamte Geschäftstätigkeit eines Unternehmens durch eine einzige E-Mail bedroht.
Welche Alternativen gibt es zu Office 365?
IT-Leiter möchten ihre Abhängigkeit von Microsoft zu reduzieren. Dennoch könnte das Ersetzen eines Bausteins in der Kette wie Exchange die tägliche Nutzung der Anwender beeinträchtigen. Ein solcher Wechsel ist keine einfache Entscheidung.
Einerseits liegt das daran, dass Microsoft in sich geschlossen agiert: Alle Anwendungen sind voneinander abhängig, und Alternativen lassen sich nicht immer reibungslos integrieren. Daher entscheiden sich Unternehmen oft für das Gesamtpaket «Outlook, Exchange und Active Directory», ohne nach anderen Lösungen zu suchen.
Andererseits bringen Änderungen von Tools Einschränkungen für die Benutzer mit sich. Daher möchten Organisationen ihre Arbeitsroutinen nicht stören.
Dennoch gibt es Alternativen, um die E-Mail-Kommunikation besser abzusichern. Man kann beispielsweise weiterhin Outlook verwenden, jedoch einen anderen Versandserver als Exchange wählen. Dies ist für die Benutzer völlig transparent, ermöglicht jedoch eine bessere Absicherung der E-Mail-Kommunikation und reduziert die Abhängigkeit von Microsoft.
Die Outlook-E-Mail-Anwendung ist äußerst benutzerfreundlich und harmoniert nahtlos mit sämtlichen Microsoft-Anwendungen, was die Zusammenarbeit fördert. Trotzdem besteht die Möglichkeit, externe Dienstleister hinzuzuziehen, um die Office-Funktionen zu integrieren und ihre Interoperabilität zu gewährleisten.
