Sie sind davon überzeugt: Sie brauchen zusätzlichen Schutz für Ihre berufliche Mailbox. Es ist jedoch schwierig, sich unter den verfügbaren Lösungen zu entscheiden. Zwischen den direkt in den E-Mail-Dienst integrierten Anti-Spam-Lösungen und zusätzlicher Software sind Sie unschlüssig.
Unsere Meinung nach sind fünf Funktionen unverzichtbar und sollten von Ihrem zukünftigen Anbieter unbedingt angeboten werden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber.
Funktion #1 – Filterung von eingehenden E-Mails
Natürlich muss Ihre künftige E-Mail-Sicherheitssoftware Ihnen eine leistungsfähige Filterung eingehender E-Mails bieten. Dies geschieht durch mehrere Methoden:
- Reputationsbasierte E-Mail-Filterung: Filterung bekannter Spammer, Abfrage von internationalen Reputationsdatenbanken …
- Weiße Liste (oder Whitelist): Auswahl der Absender, deren E-Mails das Unternehmen akzeptiert.
- Schwarze Liste (oder Blacklist): Liste der Absender, deren E-Mails das Unternehmen ablehnt.
- Inhaltsanalyse: Blockierung einer Nachricht auf der Grundlage ihres Inhalts (Analyse von Wörtern, Links, Bildern, Anhängen usw.).
Für noch mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die es Ihnen ermöglicht, Filter einfach zu ändern, anzupassen, zu löschen oder hinzuzufügen, mit wenigen Klicks und entsprechend den Bedürfnissen Ihrer Endbenutzer.
Funktion #2 – Antispam und Antivirus
In Bezug auf die erste Funktion ist es wichtig, eine Sicherheitslösung zu wählen, die mit einem leistungsfähigen Anti-Spam- und Anti-Virus-System ausgestattet ist. Denn während die erste Funktion die Legitimität des Absenders sicherstellt, kann dieser unwissentlich Spam oder einen Virus versenden. Die Nachricht muss daher eingehend analysiert werden. Viele unerwünschte E-Mails schaffen es, die in E-Mail-Lösungen integrierten Anti-Spam-Tools zu umgehen und in den Posteingängen Ihrer Benutzer zu landen.
Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die auf leistungsstarken Technologien basiert, die international genutzte Datenbanken abfragt, aber auch ihre eigenen Spam-Datenbanken nutzt, die sich an die lokale Semantik anpasst und die E-Mails an verschiedene Antivirenprogramme weiterleitet, um Cyber-Bedrohungen besser zu filtern.
Damit die Software genau bestimmen kann, ob es sich bei der empfangenen E-Mail um Spam handelt, analysiert sie mehrere Elemente der E-Mail: Links, Betreff, Anhänge, Bilder usw. nach festgelegten Kriterien.
Funktion #3 – Schutz der «Domain-Reputation»
Es ist wichtig, dass Ihr Domänenname einen guten Ruf hat, damit die von Ihren Nutzern gesendeten E-Mails, insbesondere kommerzielle E-Mails, nicht als Spam eingestuft werden. Dies geschieht durch die Erstellung eines Absender-Scores. Es werden mehrere Faktoren berücksichtigt, wie die harte oder weiche Rückläufer-Rate (Bounce-Rate), Öffnungsraten, Spam-Beschwerden, die regelmäßige Bereinigung Ihrer Datenbanken, die Verwendung von Identifizierungsprotokollen und die Qualität Ihrer E-Mails. Deshalb sollten Sie Anhänge, Bilder oder Betreffzeilen vermeiden, die zu werblich sind.
Der Ziel der Absenderbewertung besteht darin, zu verhindern, dass Ihre E-Mails in Blacklist-Datenbanken landen und die Zustellbarkeit der E-Mails Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen.
Funktion #4 – Geschäftskontinuitätsplan (Business Continuity Plan)
Wenn ein Unternehmen nicht auf sein E-Mail-Postfach zugreifen kann, kann dies verheerende Folgen haben. Genau das kann jedoch bei einem Systemausfall oder der Nichtverfügbarkeit einer IT-Infrastruktur passieren.
Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, eine E-Mail-Lösung mit einem Business Continuity Plan (BCP) zu wählen. Auf diese Weise können Ihre Nutzer ihre Mailbox über ein Backup-Webmail weiterhin nahtlos nutzen und werden nicht durch eine Nichtverfügbarkeit des Mailservers beeinträchtigt, selbst wenn dieser in der Cloud eines großen Anbieters steht. Keiner der Anbieter kann eine tatsächliche, 100%ige Verfügbarkeit garantieren.
Außerdem wird, sobald der Zugriff auf den Server wieder möglich ist, der während des Ausfalls erfolgte E-Mail-Austausch wieder mit der Mailbox synchronisiert, sodass keine Informationen verloren gehen. Ein echter Mehrwert.
Funktion #5 – Integration in die bestehende Umgebung
Neben den Funktionen kann auch die einfache Bereitstellung des Service einen Unterschied machen. Wählen Sie eine E-Mail-Sicherheitslösung, die sich an Ihre Arbeitsumgebung anpasst: E-Mail-Anbieter, Hosting, Bedarf an benutzerdefinierten Regeln, Autonomie bei der Nutzung der Lösung, Verfügbarkeit von APIs usw.
Dies ist unerlässlich, um den Schutz Ihrer E-Mails zu verstärken und eine unabhängige Verwaltung zu gewährleisten. Ob On-Premises oder in der Cloud, vor Ort oder ausgelagert, Ihre künftige Lösung soll sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen, nicht andersherum.
Selbstverständlich ist diese Liste der „Must have“-Funktionen nicht vollständig. Wir sind der Meinung, dass diese Kriterien die wichtigsten sind, die Sie bei der Auswahl einer Sicherheitslösung für Ihre geschäftlichen E-Mails berücksichtigen sollten. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, dann kontaktieren Sie uns doch.
