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Vous en êtes convaincus : il vous faut une protection supplémentaire de votre messagerie professionnelle. Cependant, difficile de choisir dans le flot de solutions disponibles. Entre les antispams intégrés directement à la messagerie et les logiciels additionnels, votre cœur balance. 

Selon nous, cinq fonctionnalités s’avèrent incontournables. Elles doivent absolument être proposées par votre futur fournisseur. Découvrez-les dans cet article. 

Fonctionnalité #1 – Le filtrage des emails entrants

filtrage emailBien évidemment, votre futur logiciel de sécurisation de votre messagerie doit vous proposer un filtrage des emails entrants performants. Cela passe par plusieurs méthodes :

  • Filtrage des emails basé sur la réputation : filtrage des spammeurs connus, interrogation des bases de données internationales de réputation…
  • Liste blanche (ou white list) : choix des expéditeurs dont l’entreprise accepte les emails.
  • Liste noire (ou blacklist) : liste des expéditeurs dont l’entreprise rejette les emails. 
  • Analyse du contenu : blocage d’un message en fonction du contenu (analyse des mots, de liens, d’images, de pièces jointes…). 

Pour toujours plus d’agilité et d’adaptabilité, optez pour une solution qui permet de modifier, adapter, supprimer ou ajouter des filtres facilement, en quelques clics et selon les besoins de vos utilisateurs finaux.

Fonctionnalité #2 – L’antispam et l’antivirus

antispamEn rapport avec la première fonctionnalité, il est bien sûr important de choisir une solution de protection dotée d’un antispam et d’un antivirus performants. En effet, si la première fonctionnalité permet de s’assurer de la légitimité de l’expéditeur, ce dernier peut à son insu envoyer un spam ou un virus. Dès lors, le message doit être analysé en profondeur. De nombreux emails indésirables réussissent à passer les antispams intégrés aux solutions de messagerie et se retrouvent dans les boîtes de réception de vos utilisateurs. 

Optez pour une solution basée sur des technologies performantes, qui interroge les bases de données mutualisées internationales, profite également de ses propres bases de spam qui s’adapteront à la sémantique locale et soumet les emails à différents antivirus pour un meilleur filtrage des cybermenaces.

Plus précisément, pour que le logiciel définisse avec rigueur si l’email reçu est un spam, il analyse plusieurs éléments de l’email : liens, objet, pièce-jointe, images… selon des critères fixés.

Fonctionnalité #3 – La protection de votre réputation

Il est important que votre nom de domaine ait une bonne réputation pour ne pas que les mails envoyés par vos utilisateurs, notamment commerciaux, soient considérés comme spam. Pour cela, un sender score est mis en place. Il prend en compte plusieurs éléments comme le taux de hard ou soft bounce, les taux d’ouverture, les plaintes pour spam, le nettoyage régulier de vos bases de données, l’utilisation de protocoles d’identification et la qualité de vos emails (éviter les pièces-jointes, les images ou les objets trop publicitaires). 

Le but du sender score est d’éviter de vous retrouver dans des bases de blacklists et d’augmenter la délivrabilité des emails de vos collaborateurs. 

Fonctionnalité #4 – Le PCA (Plan de Continuité d’Activité)

PCA emailL’impossibilité d’accéder à une boîte email peut avoir des conséquences désastreuses sur l’activité des entreprises. C’est pourtant ce qui peut se produire en cas de défaillance système ou d’indisponibilité d’une infrastructure IT

C’est pourquoi nous vous conseillons d’opter pour une solution de messagerie dotée d’un Plan de continuité de l’activité (ou PCA). Ainsi, vos utilisateurs continuent d’utiliser leur boîte mail via un webmail de secours, en toute transparence, et ne seront pas impactés par une indisponibilité du serveur de messagerie même si ce dernier est dans le cloud d’un gros acteur. Aucun ne garantit, ni ne peut proposer une réelle disponibilité de 100%. 

De plus, dès que l’accès au serveur est rétabli, les échanges mails effectués pendant la coupure sont re-synchronisés avec la messagerie de manière à ne perdre aucune information. Un vrai plus

Fonctionnalité #5 – L’intégration à l’environnement existant

Au-delà des fonctionnalités, la facilité de déploiement peut faire la différence. Optez pour une solution de protection qui s’adapte à votre environnement de travail : fournisseur de messagerie, hébergement, besoins de personnalisation des règles suivant les utilisateurs, autonomie d’utilisation de la solution, disponibilités d’APIs… 

C’est indispensable pour renforcer la protection de votre messagerie et garder une autonomie de gestion. Qu’elle soit on-premise ou dans le cloud, sur site ou externalisée, votre future solution doit s’adapter à vos exigences, et non le contraire. 

Bien évidemment, cette liste de fonctionnalités “must have” est non exhaustive. Cependant, ce sont à notre sens les critères indispensables à prendre en compte dans le choix d’une solution de protection pour votre messagerie professionnelle. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter. 

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