Realizar la migración del servicio de correo electrónico de su empresa a Exchange, ya sea on-premise o cloud con Office 365, es un proyecto de envergadura que requiere de una planificación y preparación detalladas. Conocer los pasos a seguir y disponer de un plan preciso del proyecto es esencial para lograr una migración exitosa. Con Netmail Migrate, Alinto ha realizado exitosamente las migraciones de miles de usuarios de manera completamente segura. Gracias a esta experiencia adquirida, hemos podido formular los 6 pasos más importantes:
- Evaluación, planificación y diseño del proyecto de migración
- Archivado de datos en su sistema existente
- Creación de la cuenta de usuario e implementación del cliente
- Inyección de datos
- Cambiar a Exchange/Office 365
- Realización de las tareas de post-migración
1. Evaluación, planificación y diseño del proyecto de migración
Delimitar el proyecto
No es posible empezar un proyecto de migración sin tener una idea clara y realista de lo que el proyecto implica realmente. Deberemos saber cuáles son los recursos de los que ya disponemos, los que necesitaremos y cuánto tiempo llevará completar el proyecto. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
- Trabajo en equipo: Disponer de un equipo bien equilibrado favorecerá la ejecución del proyecto de migración. Se debe crear un equipo con miembros de diversas especialidades para asegurarse que ninguna etapa o problema sea pasado por alto, así como seleccionar un encargado del proyecto que ayudará a liderar al equipo a lo largo del proyecto.
- Descubrimiento: Una reunión del equipo del proyecto de migración nos permitirá discutir en detalle el proyecto y qué recursos nos serán de utilidad. Por ejemplo, el análisis del sistema y red de correo electrónico existentes puede ayudarnos a determinar exactamente cuántos servidores, dominios, usuarios y buzones existen, cuántos datos se almacenan en los buzones, cuántos datos se archivan, cuánta capacidad de almacenamiento se utiliza o está disponible, qué se almacena en la red o en las estaciones de trabajo, etc.
- Infraestructura: Al revisar y comprender nuestra infraestructura de correo, podremos determinar qué requisitos adicionales del sistema se requieren para la migración, si los hubiere.
Plan global del proyecto
Una vez que haya completado la fase de evaluación, se debe planificar el proyecto de migración. Al desarrollar este plan, se debe dar respuesta a las siguientes preguntas:
¿Cuáles son las necesidades de la organización? (Plan de recuperación ante desastres, conformidad, etc.)
- ¿Cuáles son las necesidades de almacenamiento? ¿Qué cantidad de datos es necesario conservar?
- ¿Qué cantidad de datos desea introducir en el nuevo sistema Microsoft (Exchange u O365)?
- ¿Cuáles son los datos que es necesario migrar correos, reuniones, agenda, etc.)?
- ¿Cuándo desean migrar los usuarios (determinadas horas, días, semanas, meses)?
- ¿Puede permitirse un tiempo de inactividad? ¿Tiene alguna restricción legal?
- ¿Es necesario revisar las políticas de retención de correo electrónico antiguas y/o introducir alguna nueva?
- ¿Podría la organización utilizar una solución de archivado una vez finalizada la migración?
Diseño del sistema Exchange
También se debe diseñar la futura infraestructura de Exchange, incluida la concepción del redireccionamiento de mensajes, el diseño de acceso al correo electrónico y el diseño de almacenamiento de correo electrónico.
Al contrastar la información recopilada junto con las evaluaciones de recursos, se podrá planificar la nueva infraestructura y adquirir el software, hardware y/o herramientas adecuados.
A partir de ahí, se trabajará en la aplicación del plan de proyecto: cómo y cuándo implementaremos las soluciones de archivo y migración y la nueva plataforma de correo electrónico. Además, podemos definir una metodología de migración propia, incluyendo una descripción de los procedimientos, otras opciones y/o posibles técnicas de resolución de problemas.
Es importante que se cree un plan de comunicación completo para mantener informados a medida que avanza el proyecto a todos los usuarios que se verán afectados por la migración del correo electrónico, incluidas la dirección, el equipo del proyecto y los usuarios. Este plan de comunicación debe incluir la siguiente información para los usuarios:
- Una visión general del plan de migración, incluyendo cómo y cuándo se implementará.
- Todos los problemas que la organización puede encontrar durante el proceso de migración.
- Actualizaciones sobre el estado de la migración enviadas por correo electrónico durante todo el proceso de migración.
- Todas las tareas previas y/o posteriores a la migración que los usuarios pueden tener que realizar.
Un proyecto de migración es una buena oportunidad para revisar o establecer un manual de usuario. Es necesario involucrar a los departamentos Jurídicos, de Recursos Humanos y de IT. Esto permitirá que se aborden cuestiones importantes, como por ejemplo:
- ¿Cuánto tiempo se guardan los emails en la organización?
- ¿Qué política se tomará con respecto al uso personal del correo profesional?
- ¿Qué pasa con los correos de una persona que deja la empresa?
- etc.
2. Archivado de datos en el sistema existente
Se debe preparar el sistema de correo existente para la extracción y el archivado de datos. Para ello, hay que asegurarse de instalar en el sistema actual el material informático necesario, la solución de archivado elegida y todos los demás componentes necesarios.
Netmail Archive puede archivar los datos de vuestros sistema de correo electrónico actual e importar sus archivos personales. Y aun más importante, la administración basada en políticas personalizables puede proporcionar a su organización la granularidad que necesita para adaptarse a cualquier usuario o grupo de usuarios.
El archivado de datos previo a la migración evita la transferencia de datos inútiles al nuevo sistema Microsoft. No es necesario que los mensajes a los que se accede rara vez (o nunca) ocupen un espacio de almacenamiento costoso en el nuevo sistema. El archivado de datos permite liberar espacio de almacenamiento y evitar la saturación del servidor.
Por ejemplo:
Si se tiene 1 TB de datos almacenados en el sistema de correo electrónico existente y se inyectan directamente en el sistema de Microsoft, el servidor puede aumentar de tamaño hasta 2 o 3 TB, ya que la gestión de duplicados (o la gestión del SIS – Single Instance Storage) no está garantizada en el nuevo sistema (desde la versión de 2010) y los datos se replican allí. Por otro lado, si primero se archivan los datos, sólo será necesario inyectar una fracción de ellos (0 a 150 GB) en el sistema de Microsoft. Además, la inyección de una pequeña cantidad de datos reduce el riesgo de corrupción de la información durante la transferencia de datos.
Archivado operacional y archivado legal
En el caso que su actividad así lo exigiera, es posible disponer de un archivado legal con Netmail Archive.
Con Netmail Search, la herramienta de e-discovery integrada en Netmail Archive, los usuarios autorizados pueden buscar fácil y rápidamente en todos los buzones de correo, gestionar documentos electrónicos archivados y crear, en su momento, toda la documentación necesaria para posibles acciones legales. Este archivo operativo permite a la organización realizar ahorros significativos en caso de auditorías internas o externas.
3. Aprovisionamiento de usuarios y despliegue del cliente
Aprovisionamiento de usuarios
Antes de poder migrar los datos al sistema de Microsoft, primero debemos dar de alta a los a sus usuarios en el Active Directory y configurar sus cuentas de correo electrónico para la nueva plataforma. Esto permitirá a los usuarios acceder a sus emails existentes, citas futuras, tareas, notas, calendarios y agendas de direcciones personales una vez que todo haya sido migrado al nuevo sistema. Si así lo desean, los administradores también pueden migrar las listas de difusión, los derechos proxy y mucho más. Si las cuentas de los usuarios no son creadas antes de la migración, Netmail Archive permite realizar el aprovisionamiento de manera automática.
Una de las principales ventajas de Netmail Archive es su función como solución completa de archivado cuando la migración ha terminado. Al contrario de otras soluciones del mercado, la empresa paga por una solución de migración y archivado y no por una herramienta temporal que desechará tras la migración.
Principio de migración segura
El enfoque de migración único de Netmail Migrate se basa en el concepto de archivado de datos. Este archivo permite anticipar la transferencia de datos antes de que tenga lugar la migración de los usuarios. De esta manera, los usuarios no se ven afectados. Las soluciones de migración tradicionales simplemente transfieren todos los datos directamente al nuevo sistema de Microsoft sin archivarlos primero.
Este enfoque no sólo produce un aumento importante del volumen de servidores de correo y aumenta las posibilidades de perder o corromper datos, sino que también aumenta significativamente el tiempo de migración: la transferencia de datos lleva cinco veces más tiempo. Las soluciones tradicionales de migración requieren la coexistencia de dos sistemas de correo y esto conlleva una gran complejidad: problemas de directorio, flujo de comunicaciones, direccionamiento y sincronización entre los dos sistemas de períodos libres/ocupados en los calendarios. Además, en el caso de que una de que se presentase un problema, es muy difícil para las organizaciones mantener la conformidad y responder a las peticiones de divulgación de documentos electrónicos.
Las soluciones de migración tradicionales simplemente transfieren todos los datos directamente al nuevo sistema de Microsoft sin archivarlos primero.
Despliegue del cliente
Prepare su sistema Exchange instalando el hardware y el software necesarios, un nuevo conector Netmail Archive para Exchange y Outlook WebApp y/o un complemento de Outlook en el sistema. Tras esto, se debe validar el sistema y el desarrollo del servidor y ejecutar tests de capacidad y de cliente.
Hay que asegurarse de que el equipo de IT recibe la formación adecuada para el sistema de Microsoft, con el propósito de capacitarlos para resolver incidencias de soporte y futuros problemas y preguntas de usuarios. Una vez que el sistema y sus componentes estén en su lugar, se validará el procedimiento de inyección de datos y el acceso del cliente. Cuando estemos seguros de que se han resuelto todos los problemas que pudieran haberse producido durante las fases de prueba, se puede aprobar formalmente la configuración del sistema Exchange y proceder a la migración.
Antes de activar el sistema Microsoft, se debe instalar Outlook en las puestos de trabajo de los usuarios. Para las grandes empresas, puede ser más conveniente utilizar una herramienta como ZENworks de Novell o System Center Configuration Manager de Microsoft para instalar automáticamente el cliente de correo en todos los puestos de trabajo, en lugar de hacerlo manualmente en cada uno.
4. Inyección de datos
Una vez creadas todas las cuentas de Exchange y activado el sistema de correo electrónico, los datos archivados se pueden inyectar en el sistema de Microsoft. La cantidad de datos a inyectar depende de la estrategia de retención.
Por ejemplo:
Si la empresa exige que el equivalente a 90 días de correos resida en el buzón, esa será la cantidad de datos inyectada al sistema. Los correos de hace más de 90 días quedarán en el archivo, pero los usuarios tendrán siempre la posibilidad de acceder a sus ítems archivados. Es necesario supervisar el proceso de inyección, y de validar y probar el acceso de los clientes mientras se migran los datos de los usuarios al nuevo sistema.
5. Cambiar a Exchange/Office 365
Antes de realizar el cambio definitivo a la nueva solución, es necesario efectuar un archivado final de mensajes en el sistema de correo electrónico actual (por ejemplo, las dos últimas semanas), introducir los datos en el nuevo sistema y realizar una validación final del mismo. Cuando estemos seguros de que todos los componentes del sistema de intercambio funcionan correctamente, podremos activarlo.
Deberemos redirigir los procesos internos a Exchange y reenviar todos los correos electrónicos de Internet a Exchange.
1. Sin presión sobre el tiempo
2. Evita problemáticas con los datos
3. Sin periodo de coexistencia
6. Tareas post-migración
Después de la migración a Microsoft, todavía hay algunas tareas que deben completarse para finalizar el proyecto de migración. En la semana siguiente a la migración, es necesario supervisar el nuevo sistema y completar los procedimientos de validación para asegurarse de que todo, incluido el flujo de correo electrónico, las citas y la programación de tareas, etc., funciona correctamente en todas las cuentas. Además, debemos asegurarnos de que la organización sigue cumpliendo las normas mediante la implementación de tareas de archivo adecuadas.
Formación
Es necesario un período de adaptación y formación para todos los afectados por la migración a una nueva plataforma de correo. Debemos asegurarnos de que se proporciona la formación adecuada a los administradores de sistemas para que se sientan cómodos con el nuevo sistema y la nueva solución de archivo. También se debe capacitar al personal de IT y Soporte para que puedan responder eficazmente y resolver los problemas de los usuarios. Por supuesto, podremos informar a todos los usuarios de sitios web y/o documentos, seminarios web, blogs y otros materiales de apoyo que les ayuden a familiarizarse con su nuevo cliente de correo.
Limpieza
Una vez que los buzones de correo del servidor del sistema de correo original se hayan migrado correctamente, pueden eliminarse y desactivar los servidores originales. También se pueden eliminar los archivos de clientes antiguos del sistema de correo electrónico original y la configuración del registro y eliminar los clientes antiguos de los equipos de los usuarios.
