¿Qué significa archivar un correo electrónico?
Se trata de copiar un correo electrónico desde donde suele estar, el buzón del usuario, a un lugar donde pueda permanecer durante mucho tiempo. Por supuesto, este lugar debe permanecer accesible para que el usuario pueda recuperar fácil y rápidamente cualquier correo electrónico archivado. Una vez archivado el correo electrónico, se puede eliminar del buzón de correo del usuario.
Este proceso de archivo para correos electrónicos que son documentos electrónicos es muy similar al proceso de archivo de documentos en papel. Cuando ya no necesito ciertos documentos en papel en mi trabajo diario y me empiezo a quedar sin espacio en mi oficina, archivo estos documentos.
Existen varios métodos de archivo, desde lo más sencillo: el documento se coloca en una carpeta almacenada en una estantería del servicio Archivo, por ejemplo, «2007 – Facturas». Hasta el proceso de archivo muy específico gestionado por archiveros profesionales.
¿Por qué archivar correos electrónicos?
En una empresa (pequeña, mediana, grande, comercial o del sector público…), los usuarios de correo electrónico reciben y envían correos electrónicos diariamente. Inexorablemente, el volumen de los buzones crece.
Desde un punto de vista técnico, no se puede permitir que el volumen de estos buzones crezca indefinidamente. Incluso si fuera técnicamente posible, esto no sería razonable, ya que el tamaño de los servidores de correo tendría que ajustarse constantemente. Por otro lado, a medida que los servidores de correo aumentan de tamaño, también aumenta el coste de producción del correo: el mantenimiento, las copias de seguridad y la recuperación en caso de un incidente importante se encarecen.
¿Cuáles son las soluciones habituales para resolver este problema?
Aumentar el tamaño de los servidores de correo
En algunas compañías que tienen mensajería robusta, simplemente aumente el tamaño de los servidores de correo. Así, los buzones de los usuarios pueden ser de hasta varias decenas de GB.
Pero incluso si la capacidad del sistema de mensajería es muy alta, después de unos años, se alcanzan otros límites técnicos.Como, por ejemplo, la copia de seguridad diaria, que tardará hasta 24 horas en completarse. O el tiempo que lleva reiniciar y restaurar el sistema de correo electrónico en caso de un fallo: restaurar un servidor con varios TB puede llevar varios días.
Por lo tanto, «aumentar el tamaño de los servidores de correo» sólo puede ser una respuesta temporal.
Nota: Hoy en día, la mensajería en la nube ofrece a los usuarios buzones de 25 GB o incluso 50 GB. Muchos creen que esto es más que suficiente para un usuario y durante mucho tiempo. Dado el número cada vez mayor de archivos adjuntos (el correo electrónico se utiliza principalmente para enviar y recibir documentos) y especialmente dado el volumen de estos archivos adjuntos (fotos HD, archivos de audio, vídeos….), se llegará a ese límite. Por lo que, el problema reaparecerá de nuevo.
Limitar los buzones de correo de los usuarios
Para las empresas que no disponen de un sistema de mensajería suficientemente robusto y no pueden sobredimensionar su servicio de correo, la solución habitual es limitar el tamaño de los buzones de los usuarios: a 50 Mb, 100 Mb, 200 Mb, 1 Gb…. Cuando se alcance este límite, el buzón del usuario dejará de funcionar. Para poder seguir utilizando su buzón de correo, el usuario tendrá que vaciarlo. Si quiere conservar sus correos electrónicos, creará un archivo personal antes de vaciar su buzón de correo. Para los usuarios de Microsoft Outlook, estos archivos personales se denominan archivos PST.
Por lo tanto, esta solución consiste en transferir la tarea de archivo al usuario. Con el tiempo, el usuario podrá construir varios archivos personales que tendrá que gestionar él mismo. Por ejemplo, algunos usuarios dejan estos archivos PST en sus ordenadores. De este modo, si el ordenador del usuario es robado o inutilizado, los datos contenidos en estos archivos PST se pierden de forma permanente. Para superar esta dificultad, algunas empresas proporcionan a los usuarios espacio de almacenamiento en los servidores para que puedan almacenar sus archivos PST. Estos servidores son respaldados diariamente, por lo que los datos están bien protegidos con el tiempo. Sin embargo, esta solución también tiene sus limitaciones. Después de varios años, algunas compañías continúan haciendo copias de seguridad de docenas de TB de archivos PST diariamente sin que nadie sepa muy bien quién es el propietario de estos archivos PST y qué hay dentro.
Utilizar las capacidades de archivado de las nuevas soluciones de correo profesional
Las soluciones de mensajería más recientes, como Exchange 2010, 2013 o 2016, ofrecen al usuario, además de su buzón habitual, un buzón de archivo. Es en cierto modo una extensión del buzón habitual en el que el usuario puede, mediante un simple «drag and drop», mover un correo electrónico desde su buzón.
Esta solución es muy sencilla para el usuario, pero puede ser muy costosa para la empresa. De hecho, esto equivale a aumentar el tamaño de los servidores de correo. Al igual que la solución anterior, esto también significa desplazar la tarea de archivo al usuario. Si volvemos a utilizar la analogía de archivar documentos en papel, esta solución consistiría en ampliar el escritorio del usuario tan pronto como ya no disponga de espacio suficiente para almacenar todos sus documentos en papel.
¿Por qué archivar correos electrónicos?
Ya hemos respondido a esta pregunta desde un punto de vista técnico: «porque técnicamente no podemos hacer otra cosa». Para responder mejor a esta pregunta, tratemos de responder algunas preguntas preliminares:
- ¿Tiene la empresa que archivar los correos electrónicos?
- ¿Debe la empresa conservar los correos electrónicos recibidos y enviados?
- ¿Debería la empresa ser capaz de encontrar rápidamente uno o más correos electrónicos o archivos adjuntos contenidos en uno o más buzones?
En estos tiempos en los que la mayor parte del correo operativo se envía por correo electrónico, no es razonable responder «no» a estas preguntas.
¿Cuánto tiempo se debe guardar un correo electrónico?
Es una pregunta difícil. La ley no dice nada en concreto. Tiene sentido considerar que algunos correos electrónicos considerados importantes deben ser conservados durante mucho tiempo y que otros, más insignificantes, podrían ser destruidos casi inmediatamente.
Pero entonces surge la pregunta de una clasificación relevante de los correos electrónicos: ¿cómo distinguir los correos electrónicos importantes de los que son menos importantes? Hoy en día es difícil imaginar una clasificación eficiente y económica de los correos electrónicos. ¿Cómo decidir hoy sobre la relevancia futura de un correo electrónico? Por ejemplo, un correo electrónico de unas pocas líneas confirmando una cita puede parecer insignificante hoy en día. Unos años más tarde, en el contexto de un proceso judicial, este correo electrónico puede tener una importancia crucial.
Hoy en día, la política de archivo más fácil de implementar es archivar todo el buzón del usuario, excepto los correos electrónicos personales (recibidos o enviados) que el usuario ha tenido cuidado de poner en una carpeta «Personal» que será ignorada por el proceso de archivo.
En cuanto al período de retención, es posible optar por un período largo: por ejemplo, diez años. O aún más, en algunos oficios como el de las obras públicas.
El archivo de los correos electrónicos es, ante todo, una decisión de la Dirección General.
En conclusión, las preguntas anteriores muestran que el archivo de correos electrónicos es ante todo una decisión de la Dirección General antes que una cuestión de tecnología de la información. Por el bien de la empresa, los correos electrónicos deben estar archivados durante un período de tiempo lo suficientemente largo como para permitir que cada usuario encuentre información en sus correos electrónicos archivados o para permitir que un auditor autorizado analice el contenido de uno o más buzones.
Nota
Si la empresa decide no archivar los buzón, los usuarios lo hacen ellos mismos. Esta actividad es, por lo tanto, un coste oculto de la empresa. Supongamos que el usuario dedica media hora semanal a «gestionar y archivar» correctamente su buzón, lo que supone un coste anual de 235,00 € (= 47 semanas x 0,5 horas/semana x 10,00 €/hora). En una empresa de 1.000 usuarios, suponiendo que la mensajería es una herramienta de trabajo diario sólo para el 20% de la plantilla, o 200 usuarios, el coste total anual es de 47.000,00 € (= 200 x 235,00 €). Por lo tanto, incluso si consideramos que el archivado no es una obligación para la empresa y que, básicamente, es sólo un problema del usuario, la implementación de una solución de archivado de correo electrónico puede ser relevante desde el punto de vista económico y de la eficiencia del usuario.
¿Cuál es la solución correcta para archivar correos electrónicos?
Para responder a esta pregunta, hay que mirar la solución desde diferentes puntos de vista:
Usuario
Lo que el usuario quiere es:
- Tener un sistema de mensajería que funcione cuando sea necesario
- Tener la seguridad de que sus datos están seguros
- Ser capaz de encontrar fácil y rápidamente información que sabe que está en su buzón de correo
- No perder tiempo en actividades que no son de valor para él
Podemos imaginarnos la siguiente política de archivo. Los correos electrónicos permanecen en el buzón del usuario durante un año completo. Si el usuario busca un correo electrónico con menos de un año de antigüedad, lo encontrará en su buzón. Si está buscando un correo electrónico que tiene más de un año de antigüedad, lo encontrará en sus correos electrónicos archivados. Es un poco como con los documentos en papel: o bien el documento está en su oficina o bien el documento está en el departamento de archivos.
De este modo, con el archivado centralizado, el usuario está seguro de que su buzón nunca será bloqueado, de que sus datos se archivarán de forma regular y sistemática y de que siempre podrá encontrar un correo electrónico, ya sea en su buzón o en sus archivos.
Nota :
Algunos insisten en que la experiencia del usuario debe cambiar lo menos posible y quieren que el acceso a los correos electrónicos archivados sea el mismo que el acceso al buzón. Varias observaciones sobre este tema:
Técnicamente, la integración del acceso a los correos electrónicos archivados con el acceso al buzón es posible. Pero esto hace que la implementación y el mantenimiento de la solución de archivado sean más complejos. Cada vez más, los usuarios se están acostumbrando a las interfaces web tanto en su vida profesional como en su vida privada. Por ejemplo, en el mundo Exchange, los jóvenes profesionales acostumbrados a Gmail, Hotmail, FB, ya no entienden muy bien la necesidad de trabajar con el software Outlook cuando una interfaz web como OWA les permite hacer más fácil.
Nuestra recomendación es, por lo tanto, utilizar una interfaz web para acceder a los correos electrónicos archivados. Además de estar en sintonía con los tiempos, esta interfaz permite:
- Para tener acceso a sus correos electrónicos archivados desde un simple navegador web
- Para tener acceso a sus correos electrónicos archivados sin tener que conectarse a su correo electrónico
- Tener acceso a los archivos de otra persona como, por ejemplo, la persona a la que ha sustituido
- Evitar la necesidad de instalar el software Outlook en los ordenadores de los usuarios y su mantenimiento.
Además, es muy fácil integrar la interfaz web para acceder a los correos electrónicos archivados con la interfaz web para acceder al BAL (OWA en el caso de Exchange).
Departamento de informática
El archivado centralizado permite al departamento de IT:
- Controlar fácilmente el tamaño de los servidores de correo
- Limitar drásticamente el riesgo de fracaso
- Reducir los costes de producción: mantenimiento más sencillo, copias de seguridad más rápidas, recuperación más rápida en caso de incidentes importantes.
Para seleccionar un archivo centralizado, los puntos a verificar desde un punto de vista técnico son:
- Protección del acceso a los datos archivados
- La seguridad de los datos archivados
- La integridad de los datos archivados
- Gestión de duplicados (SIS – Single Instance Storage)
- La capacidad de archivar un correo electrónico incluso si es destruido por el usuario
- La posibilidad o no de que el usuario destruya un correo electrónico archivado
- La escalabilidad de la solución de archivo (incluido el almacenamiento)
- La reutilización de los datos archivados
- Búsqueda en datos archivados
- Exportación de datos archivados
En conclusión, desde un punto de vista informático, es preferible tener un sistema de archivo de correo electrónico independiente junto al correo electrónico, pero conectado a este. Para que los buzones puedan permanecer en un tamaño razonable. En cuanto al sistema de archivo, como su arquitectura está diseñada para soportar grandes volúmenes, se puede ampliar sin dificultad.
Por otro lado, esta independencia tiene otra ventaja. Si el formato de los datos archivados es un formato abierto como XML, los datos pueden ser reinyectados en otro sistema de mensajería. Esta independencia es muy útil en caso de cambio de dirección de correo electrónico.
Dirección General
Como se ha mencionado anteriormente, la Dirección General debe asegurar toda la información que pasa por el sistema de mensajería de la empresa, respetando las leyes vigentes. Por ejemplo, los bancos están obligados a archivar todos los correos electrónicos que pasan por sus servidores de correo (acuerdos Basilea II y Basilea III). La solución de archivado del correo electrónico debe garantizar un excelente nivel de seguridad.
Las soluciones de archivado de correo electrónico adecuadas también deben permitir el archivado legal. Es decir, un correo electrónico archivado debe tener valor probatorio en los procedimientos legales al garantizar la integridad de la información contenida en el correo electrónico original.
Lo ideal para la Dirección General es incluir el archivado del correo electrónico en una política global para el uso de herramientas informáticas, de las que forma parte el correo electrónico. En cada empresa, una Carta de IT debe describir esta política global definida por la Dirección General. Debe ser compartida y aceptada por todos los usuarios de la empresa y su implementación debe ser controlable por la Dirección General.
Capacitar a los usuarios
En conclusión, la empresa debe definir una política global para el uso del correo electrónico que pone a disposición de sus empleados. La empresa también debe asegurarse de que sus empleados estén bien formados e informados sobre el uso del correo electrónico y, al mismo tiempo, hacerlos cada vez más conscientes de los riesgos asociados con el correo electrónico. Como parte de esta formación, la empresa puede explicar a los usuarios por qué y cómo se implementará la solución de archivado en la empresa.
