La gestión del correo electrónico empresarial no siempre se considera una prioridad para las empresas. Sin embargo, se trata de una cuestión estratégica. En países como Francia se envían más de 1.400 millones de correos electrónicos al día y el 95% de ellos se consideran spam o publicidad. Se trata, por tanto, de amenazas potenciales para los datos de las organizaciones.
Con la implantación masiva del teletrabajo, los riesgos informáticos se han multiplicado por diversas razones: falta de seguridad de las herramientas informáticas, utilización de equipos personales y redes públicas, disminución de la vigilancia, escasa concienciación de los empleados, etc.
Pero, más allá de los riesgos de ciberataques por correos fraudulentos, hay otras señales que pueden alertar sobre la calidad de la gestión de su correo electrónico. Y esto es lo que le presentamos en nuestro artículo.
Primera señal: recibe demasiado spam
La recepción de spam, junto con los correos electrónicos de phishing, suele ser la primera señal de advertencia de que la seguridad de su correo electrónico se ha visto comprometida. En cualquier caso, es la que le hará cuestionarse la eficacia de las herramientas existentes (si las hay). Los empleados reciben docenas, incluso cientos, de mensajes no deseados de este tipo cada día. Hay que hacer una gran labor de clasificación diaria para no perderse información importante. Se trata de una tarea que consume mucho tiempo y de la que sus equipos podrían prescindir.
Qué debemos hacer: optar por un antispam potente y fiable permite reducir eficazmente el número de mensajes de spam recibidos. Además, también reducirá el riesgo de phishing. Para ello, opte por una solución altamente configurable, en la que los usuarios puedan elegir lo que quieren o no quieren recibir y en la que puedan utilizar la cuarentena para no perderse ningún correo potencialmente importante.
Segunda señal: es objeto de ataques de phishing
En 2020, las oleadas de correos electrónicos de phishing se han multiplicado. Este es el método preferido de entrada de los piratas informáticos en las redes de las empresas. Entre los más conocidos se encuentran Wanna Cry y Petya. Las consecuencias de estos ataques pueden ser desastrosas. Aunque es importante concienciar a sus empleados sobre estas cuestiones, esto no es suficiente. Los ataques son cada vez más sofisticados y a veces resulta difícil identificarlos.
Qué hacer: a la menor sospecha de phishing, no esperes y toma todas las medidas necesarias (cambiar contraseñas, salvaguardar copias de seguridad sanas, etc.). También en este caso es esencial contar con una solución de protección del correo electrónico. No escatime en criterios a la hora de elegir esta solución, ya que está en juego la seguridad de toda su empresa. Como ejemplo, hoy en día, tras un ciberataque que paralice su actividad al hacer ilegibles los archivos y bloquee el software empresarial, una empresa se verá obligada a cerrar*.
Tercera señal: no puede acceder a su correo
Ya no es necesario recordarle la importancia de contar con un sistema de correo electrónico eficaz. Ahora es el pilar de su negocio. Sin acceso a sus sistema email, a sus equipos les resulta difícil llevar a cabo su misión, y la actividad se ve inmediatamente afectada. Las razones de esta indisponibilidad pueden ser variadas (cortes de Internet, problemas con el servidor, piratería informática, etc.). Sus empleados gastan tiempo y energía resolviendo estos problemas cuando podrían estar trabajando en otras cuestiones.
Qué hacer: disponer de un PCN (Plan de Continuidad de Negocio) para su sistema de correo electrónico. Esto le permite acceder a sus mensajes a través de una interfaz de correo web, con total transparencia para sus empleados, mientras se resuelve el problema. Y si trabaja con un proveedor email externo, él se encargará de los tiempos de inactividad y de resolverlos, permitiendo a su departamento de TI centrarse en otras tareas.
Cuarta señal: la gestión del sistema de correo electrónico lleva mucho tiempo
El mantenimiento, el alojamiento, las actualizaciones, el rendimiento, el almacenamiento… son puntos que debe supervisar constantemente para garantizar el máximo servicio de correo electrónico a sus empleados. Si esta externalización es posible internamente, suele implicar tareas que consumen mucho tiempo y que impiden a los equipos informáticos centrarse en otros proyectos. Si no dispone de un departamento informático interno, esto puede convertirse rápidamente en un problema.
Qué hacer: subcontratando la externalización de su correo electrónico profesional, se beneficiará de asistencia para proteger sus correos electrónicos y de una garantía de asistencia en caso de problemas. Su sistema de correo electrónico se actualizará en tiempo real para beneficiarse de las mejores funcionalidades y de los últimos parches, garantizando así el rendimiento de sus equipos.
Quinta señal: la gestión de su sistema de correo es muy cara
En relación con la externalización y el mantenimiento de su correo electrónico, los costes de gestión pueden aumentar rápidamente si estas actividades no se mantienen bajo control. En muchas empresas, una persona se dedica al mantenimiento del correo electrónico. Se trata de una inversión importante para una misión que es sin duda estratégica, pero no el núcleo del negocio.
Qué hacer: al confiar la gestión de su correo electrónico a un especialista, libera a sus equipos de esta misión. Aunque esto pueda parecer costoso al principio, no dude en enumerar todos los gastos internos relacionados con esta gestión y compararlos con los de la externalización. Sin duda elegirá la segunda opción.
No espere a encontrarse con estas cinco señales para reforzar la gestión de su correo electrónico. Si tiene dudas, infórmese y pregunte a los profesionales del sector. Ellos podrán responder a sus preguntas y orientarle hacia las funcionalidades más adecuadas a sus necesidades.
* https://www.francetvinfo.fr/internet/securite-sur-internet/cyberattaques/piratage-informatique-un-fleau-qui-frappe-les-pme_2393296.html 
